Catering-Bestellsystem: Vorbestellungen und Sammelbestellungen organisieren

Außerdem bleibt der Kontakt zu deinen Firmenkunden bei dir, und kein Portal verdient an jedem Auftrag mit.

Ob sich das in deinem Betrieb schnell umsetzen lässt, klärst du in einer kostenlosen und unverbindlichen Demo.

Vor dem Start: sechs Punkte für dein Catering-Angebot

Damit dein Catering nicht an Details scheitert, legst du vorab ein paar Regeln fest. So wird aus einer losen Anfrage ein wiederholbarer Ablauf, für dein Team ebenso wie für deine Kundinnen und Kunden.

• Definiere Vorlaufzeiten (z. B. 48 Stunden) und Sperrtage wie Ruhe- und Feiertage.
• Lege Mindestbestellwert und Mindestmengen fest, je Kategorie oder je Artikel.
• Arbeite mit festen Liefer- und Abholzeiten statt mit „irgendwann am Vormittag“.
• Stelle eine Catering-Karte mit Paketen, Varianten und Extras zusammen.
• Kläre die Zahlungsarten (Sofortzahlung, Anzahlung, Rechnung mit Zahlungsziel).
• Bestimme, wer Bestellungen prüft, bestätigt und abrechnet.

Tagesgeschäft und Catering im Vergleich

Kriterium	Tagesgeschäft	Catering
Vorlaufzeit	Minuten bis Stunden	Tage bis Wochen
Terminlogik	„Sofort“ dominiert	feste Zeitfenster
Mengen	kleine Warenkörbe	große Mengen, Mindestmengen, Staffeln
Kommunikation	wenig Abstimmung	mehr Angaben nötig, weniger Spielraum
Zahlung	meist direkt	oft Rechnung oder Anzahlung
Risiko bei Fehlern	begrenzt	hoch (Veranstaltung, viele Personen)

Warum Catering anders funktioniert als das Tagesgeschäft

Beim Catering bestellt niemand, weil er gerade Hunger hat. Du planst Produktion, Einkauf und Personal im Voraus, und die Erwartungen sind höher. Kommt beim Schulcatering das Essen für drei Klassen zu spät, wiegt das schwerer als eine verspätete Pizza.

Eine Bestellsoftware fürs Catering muss deshalb mehr können, als Bestellungen anzunehmen. Sie muss die organisatorischen Herausforderungen auffangen, etwa durch Terminwahl, feste Regeln und Pflichtangaben, die keine Fragen offenlassen.

Vorlaufzeiten und Planung

Ohne klare Vorlaufzeiten wird jeder größere Auftrag zum Stressprojekt. Dein Shop sollte nur Termine anbieten, die du realistisch schaffst. Dazu gehören Bestellfristen (z. B. „bis 12 Uhr, zwei Tage vorher“) und bei Bedarf eine Obergrenze pro Tag oder Zeitfenster. Deine Kunden sehen dann schon beim Bestellen, welche Termine frei sind.

Ein gut aufgebauter Bestellvorgang erspart dir außerdem viele Rückfragen. Personenzahl, Ansprechpartner vor Ort, Allergene, Lieferadresse und Lieferfenster gehören in Pflichtfelder oder feste Auswahloptionen. Erst dann wird aus einer Anfrage eine Bestellung, mit der Küche und Auslieferung arbeiten können.

Mengenstaffeln und Mindestbestellwerte

Catering muss sich rechnen. Typisch sind diese drei Regeln:

• Mindestmenge pro Artikel (z. B. „ab 10 Portionen“)
• Paketgrößen („Platte für 8 oder 12 Personen“)
• Staffelpreise (z. B. 10–19, 20–39 und ab 40 Portionen)

Besonders wichtig ist das bei Sammelbestellungen, in denen Unternehmen, Kita-Träger oder Schulen viele Einzelwünsche bündeln. Prüft der Shop die Mindestwerte automatisch, entstehen keine unrentablen Kleinstaufträge und keine Missverständnisse über den Preis.

Feste Abhol- und Liefertermine statt Sofortbestellung

Der Shop sollte Sofortbestellungen aus dem Tagesgeschäft klar von Vorbestellungen für Catering trennen. Am besten arbeitest du mit festen Zeitfenstern (z. B. 11:30–12:00 und 12:00–12:30 Uhr), damit Küche und Fahrer planen können.

Als Caterer entzerrst du so Stoßzeiten, lieferst seltener zu spät und musst nicht mehr auf „kommt einfach irgendwann vorbei“ reagieren. Deine Auftraggeber wiederum können intern mit einer festen Uhrzeit planen.

Anforderungen an ein Catering-Bestellsystem

Ein Shop fürs Catering muss vor allem die Funktionen beherrschen, die Aufträge planbar machen. Dazu gehören die Vorbestellung mit Terminwahl, eine Menüverwaltung mit Varianten, eine klare Zahlungsabwicklung und Schnittstellen, die doppelte Arbeit vermeiden. Für Stammkunden wie Firmen, Schulen oder Träger kommen Kundenkonten mit Login hinzu.

Vorbestellung und Terminwahl

Kern des Catering-Geschäfts ist die Vorbestellung mit Terminwahl. Der Kunde wählt Datum und Uhrzeit vor dem Abschluss, auch wenn deine Küche gerade geschlossen ist.

Das bietet GastroSprint dafür:

• Gäste können für einen verfügbaren Zeitpunkt vorbestellen, auch außerhalb deiner Öffnungszeiten.
• Mindestbestellwert und Lieferkosten sind je Zone einstellbar.
• Varianten und Extras konfigurierst du je Gericht.

So entsteht ein Ablauf mit weniger Rückfragen. Der Kunde stellt den Warenkorb zusammen, wählt Termin und Zahlungsart und erhält per E-Mail die Eingangsbestätigung, später auch die Nachricht, ob du den Auftrag angenommen hast.

Menüverwaltung & Variantenmanagement

Eine Catering-Karte bleibt nur übersichtlich, wenn Pakete, Varianten und Extras einer klaren Logik folgen, die Gast und Küche gleichermaßen verstehen.

In der Praxis legst du Platten für 8 oder 12 Personen als Varianten mit jeweils eigenem Gesamtpreis an und bildest Zusatzwünsche über Extras ab, ähnlich wie in einem Konfigurator. In GastroSprint kannst du außerdem mehrere Artikel zu einem Menü bündeln, etwa für Lunch-Pakete. Allergene und andere Pflichtangaben müssen bei jeder Position mitlaufen und auf der Packliste der Küche wieder auftauchen.

Preisstaffeln, Sammelbestellungen und Kundenkonten

Sammelbestellungen bündeln alles in einem Auftrag, statt zwanzig einzelne Essensbestellungen zu erzeugen. Wichtig sind dabei:

• Viele Positionen in einer Bestellung mit einem Termin, einer Adresse und einem Ansprechpartner
• Preis- und Mengenstaffeln für Pakete, die sich rechnen
• Optional Gruppenkonten oder Bestellprofile für Firmen, das Schulcatering oder Kita-Gruppen

Bei Schulen und Kindergärten klärst du vorher, wer bestellt. Eine Sammelbestellung des Trägers passt gut in dieses Modell. Bestellen dagegen die Eltern einzeln für ihr Kind, ähnelt das eher einem Abo und braucht eine andere Lösung mit Einzelabrechnung.

Für Stammkunden lohnen sich Kundenkonten, in denen Lieferadresse, Rechnungsdaten und Ansprechpartner hinterlegt sind. Halte die Anmeldung dabei schlank, mit der E-Mail-Adresse als Login statt frei gewählter Benutzernamen und mit wenigen Pflichtfeldern.

Zahlungsabwicklung (Payment-Gateways): Sofortzahlung und Rechnung

Catering läuft häufig auf Rechnung, im eigenen Shop willst du aber auch Sofortzahlung anbieten. Beides muss im Checkout eindeutig sein.

• Privatkunden: Sofortzahlung online, etwa per Kreditkarte oder PayPal
• Firmen und Einrichtungen: Rechnung mit Zahlungsziel, oft erst nach Freischaltung als Firmenkunde

Für die Rechnung brauchst du Firma, Rechnungsadresse und Referenz oder Kostenstelle. Verlangst du eine Anzahlung, gehören Höhe und Fälligkeit auch in die Bestellbestätigung.

Will ein Privatkunde sein Buffet für 30 Personen im GastroSprint-Shop sofort bezahlen, nutzt er Kreditkarte oder PayPal. Das Geld geht über Mollie Connect direkt auf dein eigenes Mollie-Konto. Rechnungen erstellst du derzeit außerhalb des Shops (siehe „Grenzen“ weiter unten).

API-Integration (Schnittstellen) zu Kasse und Buchhaltung

Wächst dein Catering, wird doppelte Datenpflege teuer. Wichtig sind deshalb Anbindungen an Kasse, Buchhaltung und gegebenenfalls Warenwirtschaft, für mehr Automatisierung auch eine API-Integration (Schnittstellen wie REST oder Webhooks, je nach Anbieter).

GastroSprint bindet als Kasse derzeit WinOrder an, weitere Kassenintegrationen sind geplant. Eine öffentliche API gibt es bislang nicht. Was aktuell verfügbar ist, zeigt die Übersicht aller Funktionen.

Datenschutz (DSGVO)

Gerade Firmen und öffentliche Einrichtungen fragen nach dem Datenschutz (DSGVO). Drei Punkte zählen für sie besonders:

• Transparente Information darüber, welche Daten wofür erhoben werden
• Verschlüsselte Übertragung personenbezogener Daten im Checkout
• Geregelte Auftragsverarbeitung mit allen Dienstleistern, auch bei Integrationen

Verantwortlich für die Daten deiner Gäste bleibst du selbst. Die Verarbeitung durch deinen Shop-Anbieter regelt ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Umsetzung: Catering als eigene Kategorie im bestehenden Shop

Am einfachsten legst du im bestehenden Shop eine Catering-Kategorie an, statt eine zweite Plattform einzuführen. Alle Bestellungen laufen an einer Stelle zusammen, und du vermeidest doppelte Pflege, doppelte Fehler und doppelten Schulungsaufwand.

Wie eine solche Kategorie für dein Angebot aussehen könnte, skizzieren wir dir gern in einer Demo.

Schritt für Schritt: Kategorie, Vorbestellung und Lieferzonen einrichten

Mindestmengen und Staffelpreise bildest du am einfachsten über feste Paketgrößen mit eigenem Preis ab, ergänzt um den Mindestbestellwert je Zone. So gehst du vor:

• Catering-Kategorie anlegen: eigene Produkte und Pakete mit klaren Beschreibungen und festen Größen.
• Vorbestellung vorbereiten: Öffnungszeiten pflegen, Ruhe- und Feiertage prüfen und die nötige Vorlaufzeit in den Produktbeschreibungen nennen.
• Lieferzonen und Kosten setzen: Mindestbestellwert und Lieferkosten pro Zone, damit sich jede Tour lohnt. Wie du Radius, Zonen und Postleitzahlen sinnvoll festlegst, erklärt der Ratgeber zum Liefergebiet.
• Zahlungsarten klären: Sofortzahlung online, Rechnung nur für bekannte Firmenkunden.
• Wiederholungen erleichtern: Standardpakete für Firmenkunden anlegen, die sie bei jedem neuen Auftrag direkt wieder auswählen.

Mobile Bestell-App / Responsive Design

Firmen, die Catering bestellen, planen selten am Schreibtisch in einem Rutsch. Der Link geht per Messenger an die Kollegin, die Freigabe kommt aus dem Meeting, bestätigt wird am Smartphone.

• Ein responsiver Checkout hilft gegen Abbrüche, gerade bei großen Warenkörben.
• Bestellungen lassen sich unterwegs prüfen, intern freigeben und abschließen.
• Eine übersichtliche Terminauswahl auf dem Smartphone verhindert Fehlbuchungen.

Für Catering-Kunden reicht meist ein Shop, der im Browser auf jedem Gerät läuft. Eine eigene App lohnt sich eher für Stammgäste im Tagesgeschäft.

Checkliste für den Eventtag

Am Eventtag hilft eine feste interne Routine, damit Küche und Auslieferung nicht improvisieren müssen, ob beim Mittagsbuffet im Büro oder beim Schulessen.

• Packliste: Mengen je Variante, Extras und Allergene direkt aus der Bestellung
• Puffer: Zeitreserve pro Zeitfenster für Küche und Fahrer
• Kontakt: Ansprechpartner vor Ort mit Telefonnummer in der Bestellübersicht
• Übergabe: Liefer- und Übergabestatus dokumentieren, das hilft bei späteren Reklamationen
• Rücklauf: Leergut, Warmhalteboxen und Geschirr einplanen, falls relevant

Grenzen: Angebot und Rechnung laufen außerhalb des Shops

Eine eigene Angebots- oder Rechnungsfunktion für Catering-Aufträge hat der Shop derzeit nicht.

Das ist kein Hindernis, wenn du die Arbeitsteilung bewusst regelst. Die Bestellung kommt strukturiert über den Shop, Angebot und Rechnung entstehen weiterhin in deiner Buchhaltungssoftware oder an der Kasse. Lege intern fest, ab welcher Auftragsgröße es ein schriftliches Angebot gibt, wer bestätigt und wer die Abrechnung übernimmt.

Fazit: Catering-Bestellungen pragmatisch im eigenen Shop abwickeln

Digitale Catering-Bestellungen lohnen sich, sobald Terminwahl, Mindestmengen, Lieferzonen und eine klare Zahlungsabwicklung zusammenspielen und du seltener nachfragen musst. Am wenigsten Aufwand macht eine eigene Catering-Kategorie im bestehenden Bestellshop.

Auch ein Catering-Auftrag über mehrere hundert Euro kostet bei GastroSprint keine Provision, es bleibt beim festen Monatspreis deines Tarifs. Zahlt der Kunde online, kommen die Gebühren deines Mollie-Kontos hinzu. Welche deiner Catering-Abläufe sich damit abbilden lassen, zeigen wir dir in einer kostenlosen Demo. Was der Shop im Einzelnen kann, steht auf der Seite zum eigenen Bestellshop für dein Restaurant.

FAQ

Wie richte ich Vorbestellungen mit Terminwahl für Catering ein?

Lege eine eigene Catering-Kategorie an und halte die Öffnungszeiten aktuell, denn Gäste wählen beim Vorbestellen einen verfügbaren Zeitpunkt. Wie viele Tage Vorlauf du brauchst, schreibst du gut sichtbar in die Beschreibung jedes Catering-Pakets. Spiel den Bestellprozess vor dem Start einmal komplett durch, vom Warenkorb bis zur Bestätigung.

Kann ich Mindestbestellwert und Lieferkosten je Lieferzone einstellen?

Ja. Du legst Lieferzonen per Radius fest oder zeichnest sie frei auf der Karte und hinterlegst je Zone Mindestbestellwert, Lieferkosten und Lieferzeit. Einzelne Postleitzahlen lassen sich ausschließen. Teste danach mit einer Beispieladresse aus jeder Zone, ob der Shop wie gewünscht reagiert.

Wie läuft Catering online ab, wenn Kunden per Rechnung zahlen sollen?

Die Bestellung geht wie gewohnt über den Shop ein. Welche Zahlungsarten im Checkout stehen, hängt vom System ab. Kläre deshalb vorab, wie Firmenkunden ohne Sofortzahlung bestellen können. Den Kauf auf Rechnung bietest du nur freigeschalteten Kunden an und erstellst die Rechnung anschließend in deiner Buchhaltungssoftware.

Wie organisiere ich Sammelbestellungen für Events, Firmenlunch oder Schulessen?

Arbeite mit Paketen, Varianten und festen Menü-Sets. Eine Sammelbestellung läuft als ein Auftrag mit einem Termin, einer Adresse und einem Ansprechpartner. Für wiederkehrende Aufträge helfen Kundenkonten mit Login, sofern dein System sie anbietet, oder ein Standardpaket, das der Auftraggeber jede Woche wieder auswählt.

Welche Schnittstellen und Datenschutzregeln sind für Catering wichtig?

Am wichtigsten ist die Anbindung an Kasse und Buchhaltung, damit du nichts doppelt eintippst. Beim Datenschutz brauchst du transparente Informationen, eine verschlüsselte Übertragung, Verträge zur Auftragsverarbeitung und eine wirksame Einwilligung, wenn du Daten für Werbung nutzen willst. Schulen und Kitas prüfen das besonders genau.

Passend weiterlesen

• Online-Bestellsystem für Restaurants
• Liefergebiet fürs Restaurant festlegen: Radius, Zonen und PLZ

Quellen und Produktgrundlage

• GastroSprint FunktionenBestätigt Vorbestellungen, Lieferzonen, Varianten, Onlinezahlungen und WinOrder.Abgerufen am 07. Oktober 2026