Lieferdienst-Software: Worauf ein Lieferservice bei der Auswahl achten sollte
Mit der Wahl deiner Lieferdienst-Software entscheidest du über mehr als die Frage, ob Gäste online bestellen können. Du legst fest, wie zuverlässig Bestellungen in der Küche ankommen, wie sauber Zahlungen zugeordnet werden, wie du dein Liefergebiet steuerst und wie stark du von Lieferportalen abhängig bleibst.
Viele Betreiber suchen eine Lösung, die Bestellsystem, Kasse, Lieferdienst-Verwaltung und Tourenplanung zugleich ist. Bestellannahme und Fahrerplanung sind jedoch unterschiedliche Aufgaben, die je nach Anbieter in einer Lösung integriert oder durch getrennte Systeme abgedeckt werden. Wer die benötigten Funktionen vorab klärt, vermeidet Fehlkäufe.
Lieferdienst-Software: Auswahlkriterien für Lieferservices
Kläre zuerst, was du suchst. Ein Bestellsystem, oft auch Online-Bestellsoftware oder Liefersoftware genannt, deckt Bestellannahme, Zahlung, Status, Küchenweitergabe, Belege und Auswertungen ab. Ein Tourenplaner übernimmt Disposition, Fahrerzuweisung, Tourenoptimierung und Ortung.
Vergleiche alle Angebote nach denselben Punkten, nämlich Lieferzonen, Zahlungsabwicklung, Anbindung an Kasse, Webshop und Buchhaltung, Datenschutz sowie Preismodell und Skalierbarkeit.
Rechne beim Preis mit deinem echten Volumen. Schon 50 Cent Gebühr pro Bestellung ergeben bei 600 Bestellungen im Monat 300 €. Wird die Software im Betrieb installiert (On-Premise) statt als Cloud-Dienst (SaaS) genutzt, kümmerst du dich meist selbst um Wartung und Datensicherung.
Software für direkte Bestellungen: Was du wirklich brauchst
Bestellungen über den eigenen Kanal laufen an den Portalen vorbei und damit ohne deren Provision. Dafür brauchst du einen Webshop oder eine Online-Bestellsoftware, die Aufträge stabil verarbeitet, Zahlungen abwickelt und die Küche ohne Umweg versorgt. Diese drei Aufgaben bilden den Kern jeder brauchbaren Liefersoftware.
Achte auf den Alltag statt auf lange Funktionslisten aus Vergleichsportalen. Entscheidend ist, wie das System Stornos, Rückfragen, das Nebeneinander von Abholungen und Lieferungen und die Übergabe an die Kasse bewältigt.
Lieferservice-Software oder Lieferportal: Kontrolle über Kundendaten und Marge
Lieferportale bringen Reichweite, weil viele Gäste ihre Restaurantsuche direkt in der Portal-App beginnen. Der Preis dafür ist die Provision, und den Kontakt zu den Gästen hält vor allem das Portal. Mit eigener Lieferservice-Software liegen die Daten deiner Gäste in deinem System, Preise und Lieferregeln bestimmst du selbst, und Stammgäste sprichst du gezielt an, sofern sie zugestimmt haben.
Abschalten musst du die Portale dafür nicht sofort. Viele Betriebe fahren eine Weile zweigleisig.
Bestellsystem für den Lieferdienst: Bestellannahme, Status und Küche als Kern
Ein Bestellsystem für den Lieferdienst muss drei Dinge beherrschen. Es nimmt Bestellungen zuverlässig an und prüft Liefergebiet, Mindestbestellwert und Öffnungszeiten. Es führt den Status für Küche und Gast. Und es gibt jede Bestellung ohne Medienbruch an die Küche weiter, als Bon, auf dem Küchendisplay oder als Ticket.
Wackelt diese Basis, helfen weder eine schicke App noch das Versprechen mancher Softwareanbieter, alles aus einer Hand zu liefern.
Bestellannahme und Bestellstatus: Pflichtfunktionen im Bestellsystem
Weniger Telefonstress und weniger Fehler gibt es nur, wenn die Lieferdienst-Software den Ablauf führt. Die Bestellung geht ein, das System prüft die Regeln, dein Team bestätigt, und der Auftrag landet mit Status in Küche und Kasse. Je weniger Handgriffe dazwischen nötig sind, desto ruhiger bleibt ein voller Freitagabend.
Online-Bestellsoftware und Webshop: Kanäle, Bedienbarkeit, weniger Abbrüche
Ob aus einem Besuch im Webshop eine Bestellung wird, hängt vor allem an der mobilen Bedienung, denn viele Gäste bestellen am Smartphone. Worauf es dabei ankommt:
- Kurzer Checkout mit wenigen Schritten
- Klare Anzeige von Lieferkosten und Mindestbestellwert
- Schnelle Ladezeiten auch im Mobilfunknetz
- Übersichtliche Darstellung von Varianten und Extras
Eine eigene App kannst du später ergänzen, wenn der Webshop zuverlässig läuft.
Vorbestellungen und Öffnungszeiten: Aufträge für später einplanen
Vorbestellungen bringen zusätzlichen Umsatz und erleichtern die Planung. Deine Online-Bestellsoftware sollte sie auch außerhalb der Öffnungszeiten annehmen, mit klaren Zeitfenstern und Vorlaufzeiten für die Küche.
Bei GastroSprint bleibt der Bestellshop für Vorbestellungen geöffnet, während dein Restaurant noch geschlossen ist. Ein Gast kann so schon am Vormittag sein Abendessen für 18:30 Uhr bestellen.
Statusmeldungen für Küche und Gast: Eingang, Zubereitung, Abholung oder Zustellung
Ein klarer Status spart Rückfragen und entlastet den Kundenservice am Telefon. Sinnvolle Stufen sind „eingegangen“, „in Zubereitung“, „an den Fahrer übergeben“ und „zugestellt“ oder „abgeholt“.
Ein Status „unterwegs“ ist aber noch keine Ortung. Wer Fahrer live tracken will, braucht GPS-Daten aus einer Fahrer-App, und die gehört meist zur Tourenplanung. Aufgabe des Bestellsystems sind eine klare Statuslogik und saubere Übergaben.
Liefergebiet und Zonen richtig einstellen
Lieferzonen bestimmen, ob sich eine Fahrt rechnet und ob die Lieferzeit hält. Ohne Zonenlogik fährst du zu weit, verlangst zu wenig oder weckst falsche Erwartungen.
Die Zonengrenzen ziehst du bei GastroSprint als Kreis um deinen Standort oder, wo Bahngleise oder Einbahnstraßen Umwege erzwingen, frei von Hand auf der Karte. Mindestbestellwert, Lieferkosten und Lieferzeit legst du anschließend pro Zone fest, ausgeschlossene Postleitzahlen fallen ganz aus dem Liefergebiet.
Lieferzonen per Radius und ausgeschlossene Postleitzahlen
Ein reiner Radius reicht selten. Ein Stadtteil jenseits des Flusses liegt auf der Karte nah, kostet im Feierabendverkehr aber zwanzig Minuten Fahrt. Solche Gebiete nimmst du per Postleitzahl heraus oder zeichnest die Zone entsprechend. So bleibt dein Liefergebiet realistisch.
Mindestbestellwert, Lieferkosten und Lieferzeit je Zone
Ein Beispiel mit drei Zonen:
- Zone 1 (bis 2 km): Mindestbestellwert 15 €, Lieferkosten 1,50 €, Lieferzeit 30 Minuten
- Zone 2 (2–4 km): Mindestbestellwert 20 €, Lieferkosten 2,50 €, Lieferzeit 40 Minuten
- Zone 3 (4–6 km): Mindestbestellwert 30 €, Lieferkosten 3,50 €, Lieferzeit 50 Minuten
Rechne solche Werte mit deinen eigenen Fahrtkosten nach. Dann deckt jede Fahrt ihre Kosten, und der Gast weiß vor der Bestellung, woran er ist.
Ratgeber-Tipp: Liefergebiet fürs Restaurant festlegen
Bevor du Zonen und Gebühren endgültig einträgst, lohnt sich ein Blick in unseren ausführlichen Beitrag zu Radius, Zonen und Postleitzahlen.
Zahlungsabwicklung, DSGVO und Zustellnachweis in der Food-Delivery-Software
Eine Lieferdienst-Software hilft dir nur, wenn Zahlung, Datenschutz und Abläufe zusammenpassen. Zahlungsausfälle, Rückbuchungen oder unklare Stornos kosten Geld und Zeit. Den Umgang mit Gästedaten und den Zustellnachweis prüfst du deshalb ebenso gründlich wie die Funktionen im Webshop.
Mollie Connect: Onlinezahlung schon beim Bestellen
Mit Onlinezahlung ist die Bestellung beglichen, bevor der Fahrer losfährt. Der Bestellshop von GastroSprint bietet dafür Kreditkarte und PayPal über Mollie Connect an und wird mit einem Mollie-Konto auf deinen Namen verbunden. Plane die Gebühren pro Zahlung in deine Kalkulation ein, sie laufen getrennt vom Tarif über deinen Mollie-Vertrag.
Prüfe im Alltag, ob jede Zahlung eindeutig zu einer Bestellung passt und Erstattungen ohne Handarbeit funktionieren.
DSGVO & Datenschutzanforderungen: Kundendaten, Auftragsverarbeitung, Hosting
Deine Software speichert Namen, Adressen, Telefonnummern und Bestellhistorien. Prüfe deshalb den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den Serverstandort (idealerweise in der EU), die Zugriffsrechte deiner Mitarbeiter und ob du die Datensätze einzelner Gäste herausgeben und löschen kannst.
Fragt ein Gast nach seinen gespeicherten Daten, musst du als Restaurant grundsätzlich unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags antworten, auch wenn die Daten beim Anbieter liegen. Wenn die Komplexität oder die Anzahl der Anträge es erfordert, kann sich die Frist um zwei weitere Monate verlängern. Über die Verlängerung und ihre Gründe musst du den Gast innerhalb des ersten Monats informieren. Das regelt Art. 12 Absatz 3 DSGVO. Frag deshalb vorab, wie schnell du beim Anbieter an die Daten herankommst.
Zustellnachweis (Proof of Delivery, POD): wann du ihn brauchst und wie du ihn bewertest
Ein Zustellnachweis wird wichtig, wenn du oft Reklamationen wie „Essen nie angekommen“ bekommst oder Firmenkunden belieferst, die einen Beleg verlangen. Typisch sind Zeitstempel, Foto, Unterschrift und GPS-Position. Lege vor dem Einsatz fest, für welchen Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage du diese personenbezogenen Daten verarbeitest. Erhebe nur die dafür erforderlichen Angaben und definiere passende Löschfristen. Zustellfotos sollten keine unnötigen Personen oder privaten Details zeigen; GPS-Daten dürfen nicht pauschal zur dauerhaften Überwachung gesammelt werden.
Diese Daten liefert meist eine Fahrer-App oder Tourenplanung, ein reines Bestellsystem erfasst sie selten. Entscheide daher, ob du den Nachweis sofort brauchst oder später ergänzt.
Küche, Kasse und Lieferprozesse: wie Bestellungen weitergegeben werden
Hier zeigt sich, ob ein System Abläufe vereinfacht oder neue Nebenaufgaben schafft. Prüfe besonders, ob die Software Kasse und Küche zuverlässig mit allen Bestelldaten versorgt, einschließlich der Zahlart.
Welche Kassensoftware du nutzt, ist zweitrangig, solange sie bereits angebunden ist und Artikel, Zahlarten und Stornos korrekt darin ankommen. Verspricht ein Softwareanbieter die Anbindung erst für später, hilft dir das im laufenden Lieferbetrieb nicht. In Restaurants mit vielen parallelen Lieferungen hängt daran der ganze Abend.
Anbindung an die Kasse: Belege, Stornos und Trinkgeld
Stell jedem Anbieter dazu vier Fragen:
- Erscheinen Online-Bestellungen vollständig in der Kasse, mit Artikeln, Extras und Zahlart?
- Gibt es klare Abläufe für Storno und Teilstorno?
- Wie wird online gezahltes Trinkgeld verbucht, und wie Trinkgeld in bar?
- Gibt es Auswertungen für den Tagesabschluss und für deinen Steuerberater?
Schnittstellen & Integrationen (API): wohin deine Bestelldaten fließen
Von den Schnittstellen hängt ab, ob dein System mitwachsen kann. Wichtig sind Kassenschnittstellen für Artikel, Belege und Zahlarten, die Anbindung des Zahlungsdienstleisters, Exporte als CSV oder für DATEV und die Option, später Tourenplaner oder Bestandsverwaltung anzubinden.
Wer Anbieter über Vergleichsportale recherchiert, sollte die Integrationsdetails stärker gewichten als die Sternebewertung. Frag zusätzlich, welche Schnittstellen öffentlich dokumentiert sind.
Tarife und Leistungen des Bestellshops
Preise und Leistungen der drei Tarife vergleichst du am besten in unserer Übersicht zum Online-Bestellsystem.
Fahrer, Tourenplanung und Disposition: Abgrenzung und faire Erwartungen
Ein Bestellsystem organisiert Bestellungen, eine Tourenplanung organisiert Fahrer. Für inhabergeführte Restaurants und Lieferdienste erleichtert diese Unterscheidung der Aufgaben die Planung von Budget, Einrichtung und Zuständigkeiten. Ob dafür eine integrierte Lösung oder getrennte Systeme passen, hängt vom Anbieter und deinem Bedarf ab.
Was ein Bestellsystem abdeckt und was nicht: Fahrerinfo, Ankunftszeit, Übergabe
Ein Bestellsystem kann dem Fahrer Adresse, Hinweise des Gastes und den Zahlstatus anzeigen und aus den Lieferzeiten eine voraussichtliche Ankunft ableiten. Für die Disposition vieler Lieferungen reicht das aber nicht aus.
Sind mehrere Bestellungen parallel unterwegs, muss jemand entscheiden, welcher Fahrer welche Adressen in welcher Reihenfolge anfährt.
Wofür du eine Tourenplanungssoftware brauchst: Zuweisung, Tourenoptimierung, Ortung
Mit mehreren Fahrern und vielen Stopps pro Stunde brauchst du automatische Zuweisung, optimierte Routen und meist eine Live-Ortung. Das übernimmt eine Tourenplanungssoftware, deine Liefersoftware muss es nicht können. Typische Funktionen sind:
- Zuweisung von Bestellungen an Fahrer
- Reihenfolge der Stopps nach Fahrzeit (Tourenoptimierung)
- Live-Tracking und Status unterwegs
- Zustellnachweis per Foto oder Unterschrift
GastroSprint einordnen: Bestellannahme, Zahlung und Küche
Der Bestellshop von GastroSprint übernimmt Bestellannahme, Lieferzonen, Vorbestellungen und Onlinezahlung und ergänzt dein vorhandenes Kassensystem. Für die Küche gibt es das optionale Add-on Kitchen Basic als Bildschirmansicht und die Print-App für automatischen Bondruck. Arbeitest du mit WinOrder, verbindest du den Shop direkt mit dieser Kasse, weitere Kassen sollen folgen.
Ausgeliefert wird mit deinen eigenen Fahrern oder über einen Lieferdienstleister, den du separat beauftragst. Bei ein oder zwei Fahrern reicht oft eine Toureneinteilung nach Lieferzonen. Wer mehr Fahrer einteilt, nimmt ein Dispositionswerkzeug dazu und klärt vorher, wie Adressen und Lieferzeiten dorthin gelangen, denn eine öffentliche Schnittstelle für Bestelldaten steht derzeit nicht zur Verfügung.
Fazit: Bei Lieferdienst-Software gibt dein eigener Ablauf den Ausschlag
Sechs Punkte gehören auf jede Prüfliste, vom Bestelleingang bis zur Haustür:
- Lieferzonen, die deinen tatsächlichen Fahrwegen folgen, samt Mindestbestellwert und Gebühren pro Zone
- Zuverlässige Bestellannahme mit Status für Küche und Gast
- Integrierte Zahlungsabwicklung mit gängigen Zahlarten
- Anbindung an Kasse und Buchhaltung, inklusive Exporten
- Datenschutz nach DSGVO mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Schnittstellen für spätere Erweiterungen wie einen Tourenplaner
Frag außerdem nach Werten, die sich direkt vergleichen lassen. Wie viele Liefergebiete kannst du anlegen? Lässt sich die Bearbeitungszeit pro Bestellung festlegen? Und wie gelangen die Umsätze am Monatsende in deine Buchhaltung? Wer das vor der Unterschrift klärt, findet eine Lösung, die zu deinem Restaurant und deinem Lieferservice passt.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Bestellsystem und Tourenplanungssoftware?
Ein Bestellsystem regelt den Auftrag von der Annahme über die Zahlung bis zu Küchenbon und Status. Ein Tourenplaner teilt Fahrer ein, plant ihre Routen und zeigt, wo sie gerade sind.
Deckt GastroSprint Fahrer-Disposition und Tourenplanung ab?
Der Bestellshop konzentriert sich auf alles bis zur Weitergabe an die Küche, also Annahme, Lieferzonen, Vorbestellungen und Onlinezahlung. Für die Einteilung von Fahrern und Touren kombinierst du ihn mit einem Dispositionswerkzeug.
Welche Lieferzonen-Einstellungen sollte ich vergleichen (Radius, PLZ, Zeiten, Kosten)?
Vergleiche, ob sich Zonen als Kreis und als freie Fläche anlegen und Postleitzahlen ausschließen lassen und ob Mindestbestellwert, Lieferkosten und Lieferzeit je Zone einstellbar sind. Diese Regeln müssen im Webshop vor dem Bezahlen sichtbar sein.
Auf welche Schnittstellen & Integrationen (API) kommt es bei Kasse und Buchhaltung an?
Wichtig sind eine Kassenanbindung, die Schnittstelle zum Zahlungsdienstleister und Exporte als CSV oder für DATEV. Optional kommen Warenwirtschaft oder Auswertungen hinzu.
Woran muss ich vor dem Start mit Online-Bestellungen denken?
Die wichtigsten Schritte fasst unsere Start-Checkliste für den eigenen Bestellkanal zusammen.
Bring zu unserer kostenlosen Live-Demo am besten deine aktuelle Zonenaufteilung mit. Dann sehen wir uns gemeinsam an, wie dein Liefergebiet im Bestellshop aussehen würde.
Quellen und Produktgrundlage
- Datenschutz-GrundverordnungZweckbindung, Datenminimierung, Auskunftsfristen und Auftragsverarbeitung.Abgerufen am
- GastroSprint FunktionenBestellannahme, Vorbestellungen, Lieferzonen, Onlinezahlung und WinOrder-Anbindung.Abgerufen am
