Online-Bestellsystem für Restaurants: Vom Klick bis in die Küche
Ein Gast tippt auf deiner Website auf „Bestellen“, eine gute halbe Stunde später steht sein Essen verpackt auf dem Pass. Dazwischen erledigt ein Online-Bestellsystem eine Reihe von Schritten, die der Gast nie sieht. Es prüft die Adresse, rechnet Extras in den Preis ein, wickelt die Zahlung ab und bringt den Auftrag in die Küche.
Der Ratgeber verfolgt diesen Weg am durchgehenden Beispiel von GastroSprint. Der Anbieter stellt Restaurants einen eigenen Bestellkanal mit Shop und Dashboard bereit und nimmt auf die Bestellungen keine eigene Provision.
Online-Bestellsystem: Begriffe, Kanäle und der Nutzen für Restaurants
In der Gastronomie meint der Begriff jede Online-Bestellmöglichkeit, über die Gäste ohne Anruf selbst bestellen, ob im Online-Shop auf deiner Website, in einer App oder an einem Terminal. Wichtig ist, dass die Aufträge aus deinen eigenen Kanälen an einer Stelle zusammenlaufen.
Ein eigenes System ersetzt die Portale nicht automatisch. Du kannst Lieferando, Wolt oder Uber Eats weiterlaufen lassen und Stammgäste nach und nach in den eigenen Kanal holen. Portalaufträge nimmst du dabei weiter wie gewohnt an.
Ein digitales Bestellsystem im Alltag: Shop, Website, App und Terminal
Die meiste Arbeit trägt der Bestellshop auf deiner Website. Ob ein Gast bestellt oder abbricht, hängt von klaren Kategorien, kurzen Ladezeiten und einer verständlichen Auswahl von Größen und Extras ab. Idealerweise öffnet sich der Shop sofort, ohne dass Gäste vorher etwas herunterladen.
Finden sollen ihn Gäste über einen Button auf der Startseite, einen Menüpunkt „Bestellen“, einen Link auf jeder Webseite mit Speisekarte oder Öffnungszeiten und über das Google-Unternehmensprofil.
Je mehr Gäste regelmäßig wiederkommen, desto eher rechnet sich eine eigene Restaurant-App. In den Tarifen Growth und Complete gehört eine iPhone- und Android-App dazu, die mit dem Shop auf demselben Stand bleibt. Ein Bestell-Terminal an der Theke kann das Take-away entlasten, GastroSprint setzt dagegen auf Shop und App für Bestellungen von zu Hause oder unterwegs.
Direktbestellungen statt Lieferportal: Kosten, Gästedaten und eigene Regeln
Lieferportale bringen Reichweite, berechnen aber Provisionen auf jede vermittelte Bestellung, auch bei Stammgästen. Wer bei Uber Eats selbst zustellt, zahlt laut deutscher Preisseite 14 % Gebühr, mit Lieferung durch Uber sind es 30 %. Für Lieferando und Wolt findest du auf den Partnerseiten keinen veröffentlichten Prozentsatz, abgerechnet wird aber auch dort pro Bestellung. Ein Hinweis „Direkt bei uns bestellen“ auf Flyern, Verpackungen und in Social Media lenkt deine Gäste um. Im eigenen Kanal gewinnst du mehr zurück als die Gebühren:
- Gästedaten: Kontaktdaten kommen aus deinem eigenen Bestellshop statt aus dem Portal.
- Eigene Regeln: Was auf der Karte steht, welche Aktion läuft und ab welchem Betrag du lieferst, bestimmst du ohne Portalvorgaben.
- Kundenerlebnis: Gäste bestellen unter deinem Namen, ohne dass daneben die Konkurrenz auftaucht.
Die Bestellung online aufgeben: Der Weg des Gastes durch den Shop
Der Weg soll kurz und eindeutig sein, auf dem Smartphone genauso wie am Laptop. Jeder überflüssige Schritt erhöht das Risiko, dass der Gast abbricht und doch wieder die Portal-App öffnet. Eine Bestellung läuft in drei Etappen ab:
- Start: Der Gast wählt die Bestellart, der Shop gleicht eine Lieferadresse mit deinen Zonen ab. Außerhalb der Öffnungszeiten kann er vorbestellen.
- Warenkorb: Gerichte kommen mit gewählter Größe und Extras hinein, Aufpreise und Zwischensumme berechnet das System.
- Checkout: Der Gast prüft Lieferkosten und Endbetrag, wählt die Zahlungsart, gibt seine Kontaktdaten ein und schickt ab.
Lieferung oder Abholung: Lieferzonen, gesperrte Postleitzahlen und Mindestbestellwert
Vor der ersten Lieferbestellung legst du fest, wohin dein Team zuverlässig fährt. Eine Lieferzone entsteht im Dashboard als Radius um das Restaurant oder als frei gezeichnete Fläche. Jede Zone bekommt eigene Werte:
- Liefergebühr: der Betrag, den der Gast für die Fahrt zahlt
- Mindestbestellwert: der Warenwert, ab dem du in die Zone lieferst
- Lieferzeit: eine Spanne von minimal bis maximal in Minuten
Liegen mehrere Radien ineinander, gilt der kleinste passende. So kannst du das direkte Umfeld günstiger beliefern als den Stadtrand. Adressen mit gesperrter Postleitzahl nimmt der Shop gar nicht erst an. Das hilft etwa bei einem Viertel jenseits des Flusses, das zwar im Radius liegt, aber schwer zu erreichen ist.
Abholen kann der Gast trotzdem. Wie schnell seine Bestellung bereitsteht, legst du bei der Annahme fest, für zwei Pizzen am Dienstagmittag vielleicht 15 Minuten.
Restaurantmenü im Shop: Wie Größen, Extras und Allergene ans Gericht kommen
Statt für jede Pizzagröße ein eigenes Produkt anzulegen, arbeitest du mit Varianten und Extras. Eine Variante wie „Klein, 26 cm“ bekommt ihren eigenen Gesamtpreis, ein Extra wie zusätzlicher Käse einen Aufpreis. Extras fasst du in Gruppen zusammen und machst sie bei Bedarf zur Pflichtauswahl, etwa die Sauce zur Bowl. Seit Ende September 2026 lassen sich mehrere Artikel auch zu einem Menü bündeln.
Allergene und Zusatzstoffe pflegst du direkt am Gericht, Hinweise wie „scharf“ oder „vegan“ kannst du in die kurze Beschreibung schreiben. So gibt es weniger Rückfragen am Pass und weniger falsch zubereitete Gerichte. Änderungen gehen erst online, wenn du den Entwurf im Dashboard veröffentlichst.
Gutscheinverwaltung und Treueprogramme: Rabatte, Gutscheinkarten und Punkte
Gutscheine können als Wertgutschein oder prozentualer Rabatt laufen. Lege Gültigkeit, Mindestbestellwert und Einschränkungen wie Abholung oder Lieferung passend zur Aktion fest.
Einen Rabatt für eine Aktionswoche legst du schon Tage vorher an. Er gilt für ein Gericht, eine Kombination oder eine ganze Kategorie und läuft genau im eingetragenen Zeitraum. Für den Anfang gehören zu jedem Tarif 1.000 auf dein Restaurant zugeschnittene Gutscheinkarten, die per QR-Code in den Shop führen. Bevor sie gedruckt werden, einigst du dich mit dem Anbieter auf Betrag, Gültigkeit und Einlöseregeln.
Die eigene Restaurant-App belohnt Stammgäste mit Punkten pro Bestellung. Die Prämien dazu stellst du selbst zusammen. Das Treueprogramm gehört, wie Push-Mitteilungen an Gäste mit Einwilligung, zu den Tarifen Growth und Complete.
Vom Checkout ins Dashboard: Wie die Bestellung in der Küche ankommt
Sobald der Gast abschickt, steht die Bestellung mit dem Status „Neu“ im Dashboard, samt Gerichten, Extras, Bestellart, Wunschzeit, Adresse und Hinweisen. Dein Restaurant erhält eine E-Mail, der Gast eine Eingangsbestätigung. Den Gesamtablauf von der Speisekarte bis zur Wiederbestellung zeigt So funktioniert’s in vier Schritten.
Bestellstatus in GastroSprint: Neu → Angenommen → In Zubereitung → Fertig → Abgeschlossen
Die Statuskette zeigt jedem im Team, wo ein Auftrag steht. So geht keine neue Bestellung unter, und keine fertige wird doppelt gepackt.
- Neu: eingegangen, wartet auf deine Entscheidung
- Angenommen: zugesagt, Bearbeitungszeit festgelegt
- In Zubereitung: Küche oder Team arbeiten daran
- Fertig: verpackt und bereit zum Abholen oder für die Auslieferung
- Abgeschlossen: übergeben, im Team ist nichts mehr zu tun
Dazu kommen „Vorgemerkt“ für Vorbestellungen sowie „Abgelehnt“ und „Storniert“. Bei einer Lieferung markiert „Fertig“ das Ende von Küche und Verpackung, „Abgeschlossen“ folgt nach der Übergabe. Lege pro Schicht fest, wer die Status pflegt.
Annahme mit Bearbeitungszeit oder Ablehnung: geschätzt 2–4 Minuten, Nachricht an den Gast
Nach Schätzung von GastroSprint dauert die Annahme einer neuen Bestellung im Schnitt 2 bis 4 Minuten. Gemessen ist dieser Wert nicht, er dient als Richtwert für die Abläufe im Betrieb.
Beim Annehmen wählst du die Bearbeitungszeit in festen Stufen von 15 bis 60 Minuten, voreingestellt sind 30. Bei einer Lieferung gehören auch Verpackung und Fahrt dazu. Die Annahme erfährt der Gast per E-Mail.
Ist ein Gericht ausverkauft oder fällt ein Fahrer aus, trägst du einen sachlichen Grund ein und lehnst die Bestellung ab, etwa mit „Die Pizza Funghi ist heute leider ausverkauft“. Die Ablehnung samt Begründung erfährt der Gast per E-Mail. Nach der Annahme heißt der Schritt „Stornieren“, ebenfalls mit Begründung.
Küchenbildschirm mit Kitchen Basic oder Bondruck per Print-App (Mac und Windows)
Kitchen Basic ist ein optionales Add-on und zeigt die Küchenansicht auf einem oder mehreren Bildschirmen. Dort sieht das Team, was an den einzelnen Stationen und beim Packen gerade ansteht. Das Add-on kostet 49 € netto pro Monat für bis zu 3 Bildschirme oder 69 € netto pro Monat für bis zu 10.
Wer mit Papier arbeitet, installiert die Print-App auf einem Mac- oder Windows-Rechner. Sie verbindet vorhandene Drucker mit dem Restaurantkonto und druckt neue Bestellungen automatisch als Küchenbon, auch bei geschlossenem Dashboard. Ein Imbiss mit zwei Leuten kommt mit Bons oft gut zurecht, eine Küche mit mehreren Stationen behält am Bildschirm leichter den Überblick.
Was im Hintergrund passiert: Zahlungsabwicklung, Kasse und Datenschutz
Für den Gast ist die Bestellung mit dem Bezahlen erledigt. Im Online-Bestellsystem laufen danach drei Vorgänge weiter, die er nicht sieht.
Zahlungsabwicklung über Mollie Connect: Geldfluss, Gebühren und Erstattungen
Die technische Abwicklung der Onlinezahlung liegt hier bei Mollie Connect. Du verbindest dafür ein eigenes Händlerkonto beim Zahlungsdienst mit deinem Restaurantkonto, Gäste zahlen dann per Kreditkarte oder PayPal. Zahlungsempfänger bist du selbst, der Shop-Anbieter verwahrt keine Gelder. Bei Abholung ist je nach Einrichtung auch Barzahlung möglich.
Für jede Zahlung berechnet Mollie eine Gebühr, deren Höhe dein Händlervertrag festlegt. Sie kommt unabhängig vom Tarif hinzu und zählt nicht als Bestellprovision. Erstattungen lassen sich über die Anbindung anstoßen. Ob das Geld beim Gast tatsächlich zurückgebucht wurde, prüfst du trotzdem gesondert.
Kassensystem-Integration und API-Schnittstelle: Was mit WinOrder möglich ist
Solange Shop und Kasse getrennt laufen, gibt jemand im Team jede Online-Bestellung ein zweites Mal ein. Eine Kassensystem-Integration erspart diesen Schritt. Wer mit WinOrder arbeitet, kann seinen Shop seit dem 19. September 2026 damit verbinden. Für andere Kassensysteme ist eine Anbindung in Planung.
Über eine API-Schnittstelle tauschen Programme verschiedener Softwareanbieter Daten direkt aus, etwa mit der Buchhaltung. Für Bestelldaten erfüllt bei GastroSprint im Moment die Verbindung zu WinOrder diese Rolle. Willst du weitere Programme wie die Warenwirtschaft anbinden, klärst du vorab mit dem Shop-Anbieter und dem jeweiligen Softwareanbieter, was technisch geht.
DSGVO-Konformität: Verantwortung, Auftragsverarbeitung, Einwilligungen und Löschung
Mit jeder Bestellung verarbeitest du personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Telefonnummer und Bestellinhalt. Die datenschutzrechtliche Verantwortung trägt dein Restaurant, der Anbieter verarbeitet die Daten in deinem Auftrag. Grundlage ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
DSGVO-Konformität heißt im Alltag, nur nötige Daten zu erheben, den Zugriff im Team zu begrenzen und Gäste in der Datenschutzerklärung verständlich zu informieren. Für Werbe-E-Mails brauchst du in der Regel eine Einwilligung. Rechnungsrelevante Unterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen, alles andere löschst du, sobald der Zweck erfüllt ist. Auskunftsanfragen von Gästen musst du grundsätzlich innerhalb eines Monats beantworten.
Fazit: Was du aus dem Weg einer Bestellung mitnimmst
Ein Online-Bestellsystem besteht aus vielen kleinen Einstellungen, die ineinandergreifen. Lieferzonen, Varianten, Zahlung, Bearbeitungszeit und Küchenausgabe entscheiden gemeinsam, ob ein voller Freitagabend ruhig läuft. Wer sie einmal sorgfältig einstellt und mit Testadressen prüft, baut Schritt für Schritt einen Kanal ohne Portalprovision auf. Bei der Auswahl lohnt ein nüchterner Blick darauf, was Online-Bestelllösungen für die Gastronomie bei Kassensystem-Integration und Datenschutz tatsächlich mitbringen.
Für die Umstellung im eigenen Betrieb gibt es eine Checkliste zur Einführung von Online-Bestellungen, die du Punkt für Punkt abhaken kannst. Annahme, Statuswechsel und Bondruck lassen sich am besten live ansehen, etwa bei einer kostenlosen Demo.
FAQ
Wie schnell sehen wir neue Bestellungen im Dashboard?
Der Auftrag erscheint gleich nach dem Absenden als „Neu“ in der Bestellliste, parallel geht eine Nachricht an dein Restaurant. Weil Mails sich verzögern oder im Spamfilter landen können, sollte während der Bestellzeiten eine feste Person das Dashboard im Blick behalten.
Welche Zahlungsarten werden unterstützt, und wie läuft die Zahlungsabwicklung mit Mollie Connect?
Online zahlen Gäste per Kreditkarte oder PayPal. Das Geld fließt über dein eigenes, verbundenes Händlerkonto, die Gebühren regelt dein Vertrag mit dem Zahlungsdienst. Muss Geld zurück, stößt du die Erstattung über dieselbe Anbindung an.
Wie werden Lieferzonen und ausgeschlossene Postleitzahlen eingerichtet?
Unter „Lieferzonen“ im Dashboard wählst du für jede Zone die Form, als Kreis um dein Restaurant oder als selbst gezogene Grenze. Postleitzahlen, die du nicht beliefern willst, sperrst du einzeln. Teste nach dem Veröffentlichen je eine Adresse innerhalb und außerhalb des Gebiets.
Wie kommen Bestellungen in die Küche, per Küchenbildschirm oder als Bon?
Mit dem Add-on Kitchen Basic landen sie auf einem oder mehreren Küchenbildschirmen. Wer Papier bevorzugt, lässt jeden neuen Auftrag von der Print-App automatisch als Bon drucken.
Wo werden Kundendaten gespeichert, und ist das DSGVO-konform?
GastroSprint verarbeitet die Bestelldaten als technische Plattform im Auftrag deines Restaurants, geregelt in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Beteiligte Dienstleister und mögliche Verarbeitungen außerhalb der EU nennt die Datenschutzerklärung des Anbieters. Ob dein Betrieb insgesamt DSGVO-konform arbeitet, hängt zusätzlich von deinen Zugriffsrechten, Einwilligungen und Löschfristen ab.
Quellen und Produktgrundlage
- GastroSprint Online-BestellsystemProduktübersicht zum eigenen Bestellshop und den Bestellabläufen.Abgerufen am
