Kostenloses Bestellsystem für die Gastronomie: Modelle und Kosten
Wenn du ein kostenloses Bestellsystem für Gastronomie und Lieferservice suchst, willst du vermutlich weniger an Lieferportale abgeben und Gäste direkt bei dir bestellen lassen. Nur bedeutet „kostenlos“ bei Bestellsoftware fast nie, dass niemand bezahlt.
Meist zahlst du indirekt, über Gebühren pro Bestellung, Kosten der Zahlungsabwicklung, kostenpflichtige Zusatzpakete oder mit den Daten deiner Gäste. Hier erfährst du, welche Gratis-Modelle es gibt, wo die tatsächlichen Kosten entstehen und ab welchem Volumen eine Umsatzbeteiligung teurer wird als ein fester Monatspreis.
Kurzüberblick: Lohnt sich ein kostenloses Online-Bestellsystem?
Als Einstieg kann ein kostenloses Online-Bestellsystem sinnvoll sein, wenn du seine Bedingungen genau kennst. Entscheidend ist weniger die fehlende Grundgebühr als die Frage, wie sich die Kosten entwickeln, sobald mehr Gäste online bestellen.
Provisionen und Zahlungsgebühren wachsen mit jeder Bestellung, eine Monatsgebühr bleibt gleich. Bei wenigen Online-Bestellungen im Monat kann ein Gratis-Angebot deshalb eine pragmatische Testphase sein. Willst du dagegen gezielt Stammgäste von den Lieferdiensten in deinen eigenen Kanal holen, frisst die Umsatzbeteiligung bald einen spürbaren Teil deines Ertrags, und im ungünstigsten Fall tauschst du eine Abhängigkeit gegen die nächste.
Für wen sich ein Gratis-Angebot eignet
Ein Gratis-System kann passen, wenn
- du sehr wenige Bestellungen hast (etwa unter 20 bis 30 im Monat),
- du testen willst, ob Online-Bestellungen bei deinen Gästen ankommen,
- dir vorerst Grundfunktionen mit wenig Automatisierung reichen,
- du schon jetzt festlegst, ab welchem Volumen du wechselst.
Weniger geeignet ist es, wenn du deinen Direktkanal über QR-Codes, Social Media, Flyer und Website ernsthaft ausbauen willst oder dein Liefergeschäft zu Stoßzeiten verlässliche Abläufe braucht. Dasselbe gilt, wenn du die Daten deiner Gäste für Wiederbestellungen nutzen willst oder lieber mit festen Kosten als mit mitwachsenden Gebühren kalkulierst.
Wie sich Gratis-Anbieter refinanzieren: vier Modelle
Jedes „kostenlose“ Bestellsystem braucht ein Geschäftsmodell. Meist finanzieren Anbieter ihr Gratis-Angebot auf einem dieser vier Wege.
Provision pro Bestellung oder Bestellsystem ohne Provision?
Am häufigsten zahlst du einen festen Prozentsatz von jedem Auftrag. Das ist am Anfang bequem, weil keine Fixkosten anfallen. Der Nachteil zeigt sich erst mit dem Erfolg, denn je besser dein eigener Bestellkanal läuft, desto mehr gibst du ab.
Ein Bestellsystem ohne Provision rechnet dagegen meist über eine planbare Monatsgebühr ab. Der Anbieter verdient dann nicht an jedem Bon mit, nur die Gebühren des Zahlungsanbieters kommen separat hinzu. Wenn du die Abgaben an Lieferdienste senken willst, prüfe also genau, ob das neue System nicht wieder ein Provisionsmodell unter anderem Namen ist.
Gebühren des Zahlungsanbieters: Kosten, die in jedem Modell anfallen
Hinzu kommen die Kosten für Kartenzahlung, PayPal oder Online-Überweisung, und zwar unabhängig davon, ob dein Bestellsystem etwas kostet. Laut der Preisseite von Mollie (abgerufen am 05.10.2026) kostet in Deutschland eine Zahlung mit einer Verbraucherkarte aus dem Europäischen Wirtschaftsraum 1,80 % + 0,25 €, bei PayPal kommen 0,10 € zu den PayPal-Gebühren hinzu. Bei einem Bon von 25 € macht die Kartenzahlung damit 0,70 € aus. Welche Konditionen für dich gelten, regelt dein eigener Vertrag.
Rechne diese Gebühren immer getrennt ein und achte darauf, ob ein Gratis-Anbieter dich an einen bestimmten Zahlungsdienst bindet oder eigene Aufschläge als „Servicegebühr“ unterbringt.
Funktionsgrenzen und kostenpflichtige Upgrades
Bei Freemium startest du kostenlos, für den professionellen Betrieb brauchst du aber Upgrades, zum Beispiel für:
- eine eigene Domain und einen Auftritt ohne Fremdlogo,
- eine größere Speisekarte oder mehrere Standorte,
- bessere Auswertungen und den Export von Kunden- und Bestelldaten,
- Kassenanbindung, Küchendrucker oder Küchenmonitor,
- Kundensupport mit garantierten Reaktionszeiten.
Vergleiche deshalb das Paket, das du in sechs bis zwölf Monaten realistisch brauchst, statt nur die Gratis-Stufe.
Werbung und Datenverwertung im Bestellprozess
Manche Gratis-Systeme und Apps für Gastronomiebetriebe finanzieren sich über Werbung und Datennutzung. Das schwächt deinen Direktkanal, denn du willst Gäste zu dir holen und sie nicht in eine fremde Umgebung schicken, die ihnen andere Lokale vorschlägt. Typisch sind:
- Werbeplätze im Bestellprozess,
- Partnerangebote wie „ähnliche Restaurants“,
- Auswertungen von Bestellzeiten, Warenkörben, Standorten und Wiederbestellquoten.
Eine solche Datennutzung musst du außerdem datenschutzrechtlich genau prüfen.
Break-even-Rechnung: Ab wann „kostenlos mit Provision“ teurer ist als ein fester Monatsbeitrag
Den Fixpreis für die Rechnung liefert GastroSprint Direkt mit einem Monatspreis ab 64 € netto. Die Laufzeit beträgt einen Monat, und für die Einrichtung wird in diesem Tarif nichts berechnet. Eine eigene Bestellprovision erhebt GastroSprint nicht (0 %), die Entgelte des externen Zahlungsanbieters fallen gesondert an.
Annahmen und Formel: Bestellwert, Bestellzahl, Provisionssatz
Du brauchst drei Werte, nämlich deinen durchschnittlichen Bestellwert (Bon), die Zahl der Aufträge pro Monat und den Provisionssatz des Gratis-Anbieters. Vereinfacht gilt:
- Umsatz: Aufträge pro Monat × Durchschnittsbon
- Kosten des Gratis-Systems: Umsatz × Provisionssatz, plus eventuelle Aufschläge auf Zahlungen
- Break-even: Monatsgebühr des Fixmodells ÷ Provisionskosten pro Auftrag
Die Zahlungsgebühren lassen wir bewusst weg. Sie fallen bei beiden Modellen an, wenn du über denselben Dienst abrechnest, und verschieben den Break-even deshalb nicht. Erst ein eigener Aufschlag des Gratis-Anbieters auf Zahlungen senkt die Schwelle. Für die Beispiele nehmen wir einen Provisionssatz von 7 % an, für deine Rechnung zählt der Wert aus deinem Angebot.
Beispielrechnung: 25 € Durchschnittsbestellung
Angenommen, ein Bon liegt im Schnitt bei 25 € und der Anbieter verlangt 7 %:
- Provisionskosten pro Auftrag: 25 € × 7 % = 1,75 €
- Break-even zur Monatsgebühr von 64 €: 64 € ÷ 1,75 € ≈ 37 Aufträge im Monat
Ab etwa 37 Bestellungen zahlst du beim Gratis-System also mehr als beim Fixpreis. Bei 60 Aufträgen gingen bereits 105 € an den Anbieter, 41 € mehr als die Monatsgebühr.
Beispielrechnung: 40 € Durchschnittsbestellung
Bei einem Durchschnittsbon von 40 € und ebenfalls 7 % sieht die Rechnung so aus:
- Provisionskosten pro Auftrag: 40 € × 7 % = 2,80 €
- Break-even: 64 € ÷ 2,80 € ≈ 23 Aufträge im Monat
Hier ist die Grenze schon bei gut fünf Bestellungen pro Woche erreicht.
Ergebnis: Ab etwa 23 bis 37 Aufträgen im Monat ist der Fixpreis günstiger
Die Tabelle fasst beide Beispiele zusammen, gerechnet nur mit der Umsatzbeteiligung.
| Ø-Bestellwert | Provisionssatz | Kosten pro Bestellung | Break-even bei 64 €/Monat |
|---|---|---|---|
| 25 € | 7 % | 1,75 € | ca. 37 Bestellungen |
| 40 € | 7 % | 2,80 € | ca. 23 Bestellungen |
Je höher dein Durchschnittsbon, etwa durch Familienbestellungen oder Menüs für mehrere Personen, desto schneller wird die prozentuale Gebühr teuer.
Einrichtung, Zusatzleistungen und deinen eigenen Zeitaufwand behandelt unser Kostenratgeber für Online-Bestellsysteme ausführlicher.
Alternativen und Prüfpunkte vor dem Start
Für einen kleinen Start reichen manchmal schon kostenlose Bestellsysteme. Gastronomiebetrieb ist aber nicht gleich Gastronomiebetrieb, und eine Pizzeria mit vielen Lieferungen am Abend stellt andere Anforderungen als ein Café, bei dem gelegentlich jemand zum Abholen bestellt. Prüfe deshalb die Alternativen und die Rahmenbedingungen mit Blick auf deine eigenen Abläufe.
Open-Source-Bestellsysteme: Lizenz gratis, Betrieb nicht
Ein Open-Source-Bestellsystem kann lizenzseitig kostenlos sein. Im Betrieb entstehen trotzdem Kosten für Hosting, Einrichtung und Anpassung, Sicherheitsupdates, Backups und Support durch das eigene Team oder eine Agentur.
Ohne eigene IT-Kapazität wird Open Source schnell teurer als ein schlankes Abo. Für technisch versierte Teams ist es eine Option, wenn sie Wartung und Sicherheit realistisch einplanen.
DSGVO (Datenschutz): Vertrag, Speicherort und Datenexport
Auch bei einem Gratis-System bist du als Betreiber in der Regel der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Prüfe mindestens:
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
- Werden die Daten in der EU bzw. im EWR oder in einem Drittland gespeichert?
- Unterstützt dich das System bei Auskunfts- und Löschanfragen deiner Gäste, unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten?
- Welche Exportformate und Vertragsbedingungen gelten, wenn du zu einem anderen Anbieter wechselst?
- Nutzt der Anbieter Daten für Werbung oder Partner, und ist das sauber dokumentiert?
Ein Standort außerhalb des EWR ist nicht automatisch unzulässig. Für die konkrete Übermittlung müssen die Voraussetzungen der DSGVO erfüllt sein, etwa ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien mit gegebenenfalls ergänzenden Maßnahmen. Die EU-Kommission erläutert die Regeln für internationale Datentransfers.
Ein vertraglicher Datenexport für deinen Anbieterwechsel ist eine andere Frage als die gesetzlichen Auskunfts-, Lösch- und gegebenenfalls Datenübertragbarkeitsrechte einzelner Gäste. Die Übersicht der EU-Kommission zu Betroffenenrechten erklärt diese Rechte. Lass dir die Exportmöglichkeiten für deinen Betrieb separat bestätigen.
API/Schnittstellen: Welche Anbindungen Handarbeit sparen
Wie viel Arbeit dir ein Bestellsystem im Alltag abnimmt, liegt vor allem an seinen Schnittstellen. Fehlen sie, wird aus „kostenlos“ schnell „kostenlos, aber manuell“, und das Abtippen bindet zur Stoßzeit Personal und verlängert die Wartezeiten. Kläre deshalb vorab:
- Kassensysteme: Wird jede Online-Bestellung automatisch an dein Kassensystem übergeben?
- Buchhaltung: Bekommst du saubere Exporte?
- Lieferung und Abholung: Gibt es Bestellstatus, Zeitfenster und eine Übersicht für die Fahrer?
- Website: Lässt sich der Shop ohne Bastellösung einbinden?
Frag nach deinem konkreten Kassensystem statt allgemein nach einer API. Bei GastroSprint ist WinOrder die Kasse, für die es schon eine fertige Anbindung gibt, weitere Systeme stehen auf dem Plan.
Fazit: Zum Testen reicht ein kostenloses Bestellsystem, zum Wachsen selten
Gratis-Angebote sind ein legitimer Einstieg, im wirtschaftlichen Sinn aber fast nie kostenlos. Den Ausschlag geben deine Bestellzahlen und das, was du mit dem Online-Kanal vorhast.
Empfehlung für Inhaber: vier Prüfschritte
So triffst du die Entscheidung mit klarem Kopf:
- Break-even rechnen: mit deinem echten Durchschnittsbon und deinen tatsächlichen Bestellzahlen.
- Wachstumsziel klären: Wer den Direktkanal ausbauen will, fährt mit einem Bestellsystem ohne Provision meist besser.
- Datenhoheit prüfen: Export, Datenschutz und ein Bestellablauf ohne fremde Werbung.
- Schnittstellen einplanen: Kasse, Onlinezahlung und Bestellprozesse von Anfang an mitdenken.
GastroSprint: kein Gratis-Tarif, dafür ein fester Monatspreis
Ein kostenloses Bestellsystem bekommst du bei GastroSprint nicht, und in einem Artikel über Gratis-Angebote gehört diese Klarstellung dazu. Stattdessen zahlst du einen festen Monatspreis. Im Tarif Direkt sind das ab 64 € netto, also genau der Wert aus der Break-even-Rechnung oben. An deinen Bestellungen verdienen wir prozentual nichts mit, die Entgelte für Onlinezahlungen laufen über dein eigenes Mollie-Konto. Alle Tarife stehen auf unserer Preisseite.
Welches Modell für dich günstiger ist, zeigen deine eigenen Zahlen. Leg sie in einer kostenlosen, unverbindlichen Demo direkt neben den Fixpreis, Zahlungsdaten fragen wir dabei nicht ab.
Nutzt du bisher GloriaFood, das sich auf seiner Website als kostenloses Online-Bestellsystem für Restaurants vorstellt, steht ein Wechsel ohnehin an. Der Dienst wird laut Anbieter zum 30. April 2027 eingestellt. Unser Vergleich beider Systeme zeigt die Unterschiede im Detail.
FAQ
Wie verdient ein kostenloses Online-Bestellsystem Geld?
Meist über eine Provision pro Bestellung, Gebühren bei der Zahlungsabwicklung, kostenpflichtige Upgrades im Freemium-Modell oder Werbung und Datenverwertung. „Kostenlos“ beschreibt oft nur den Einstieg.
Ab wie vielen Bestellungen ist ein Gratis-System mit Provision teurer als ein Monatstarif?
In unseren Beispielen mit 7 % Provision ab etwa 23 Aufträgen im Monat bei 40 € Durchschnittsbon und ab etwa 37 bei 25 €. Verlangt der Anbieter zusätzlich Aufschläge auf Zahlungen, liegt die Schwelle noch niedriger.
Welche Transaktionsgebühren fallen bei der Zahlungsabwicklung zusätzlich an?
Das hängt von Zahlungsart und Anbieter ab. Bei Kartenzahlungen ist ein Prozentsatz plus ein fester Betrag pro Transaktion üblich, Mollie nennt etwa 1,80 % + 0,25 € für Verbraucherkarten aus dem EWR (Stand 05.10.2026). Maßgeblich ist dein eigener Vertrag.
Lohnt sich ein Open-Source-Bestellsystem für kleine Restaurants?
Nur dann, wenn du Einrichtung, Hosting, Updates und Sicherheit zuverlässig abdecken kannst, selbst oder mit einem Dienstleister. Sonst kommt dich die kostenlose Lizenz am Ende teurer als ein betreutes Abo.
Welche DSGVO-Risiken gibt es bei kostenlosen Bestellsystemen?
Problematisch sind unklare Datennutzung, fehlende erforderliche Auftragsverarbeitungsverträge und unzulässige Werbung oder Tracking. Ein Serverstandort außerhalb des EWR ist nicht automatisch unzulässig; entscheidend sind die Voraussetzungen für die konkrete Datenübermittlung. Prüfe Verträge, Datenflüsse und die Unterstützung bei Betroffenenrechten. Kläre Exporte für einen Anbieterwechsel separat.
Gibt es eine kostenlose Bestell-App für Gastronomiebetriebe?
Kostenlos ist meist nur der Bestellshop im Browser, also eine Web-App, die deine Gäste ohne Installation aufrufen. Eine eigene Gastronomie-App im App Store und bei Google Play kostet in der Regel extra, weil die Veröffentlichung in den Stores und die laufende Pflege Aufwand bedeuten. Bei GastroSprint bekommst du sie mit Growth (119 € netto im Monat) oder Complete, um Einreichung und Rückfragen bei Apple und Google kümmern wir uns. Im Tarif Direkt bestellen deine Gäste im Browser.
Quellen und Produktgrundlage
- Mollie PreiseStandardkonditionen für Onlinezahlungen in Deutschland.Abgerufen am
- GastroSprint PreiseTarife, Laufzeiten und Gebühren für den eigenen Bestellkanal.Abgerufen am
- EU-Kommission: internationale DatentransfersVoraussetzungen für Datenübermittlungen außerhalb des EWR.Abgerufen am
- EU-Kommission: BetroffenenrechteAuskunft, Löschung und Datenübertragbarkeit personenbezogener Daten.Abgerufen am
