Bestellsystem für die Gastronomie: Arten, Funktionen und Auswahlkriterien im Überblick
Ein Bestellsystem für die Gastronomie entscheidet, wie eine Bestellung vom Gast über die Küche bis an die Kasse läuft. Führt dieser Weg über eigene Kanäle, behältst du die Kontrolle über Gäste- und Bestelldaten, und der Ertrag bleibt im Betrieb. Fehlt ein solches System, bestimmen Portalprovisionen, Zettel und doppelte Eingaben den Alltag.
Gerade für inhabergeführte Restaurants und Lieferdienste lohnt sich ein System, das den Direktverkauf stärkt, sich mit Kasse, Zahlung und Küche verbindet und zu deinem Betrieb passt, statt ihn in starre Abläufe zu pressen.
Fünf Systemarten und woran du das passende System erkennst
Die folgenden Funktionen beschreiben verschiedene Arten von Bestellsystemen. Welche davon GastroSprint unterstützt, erläutern die jeweiligen Produktabschnitte.
Im Kern gibt es fünf kombinierbare Arten von Bestellsystemen, nämlich den eigenen Online-Bestellshop für Lieferung und Abholung, die eigene Bestell-App, die Kellner-App am Tisch, das QR-Code-Bestellsystem am Gastplatz und den Self-Service-Kiosk, auch Bestellterminal genannt. Alle sollen Bestellungen sauber erfassen, zuverlässig an Küche oder Bar übergeben, korrekt kassieren und dein Team entlasten.
Bei der Auswahl zählt zuerst der Betriebstyp, also ob du ein reines Restaurant, ein Take-away-Konzept, einen Lieferdienst oder eine Mischform führst. Deckt das System alle Bestelloptionen ab, die du jetzt und künftig brauchst, ob im Lokal, zur Abholung oder für den Lieferservice? Und wie gut funktionieren die Schnittstellen (API-Integration) zu Kassensystem, Zahlungsanbietern und gegebenenfalls Buchhaltung oder Warenwirtschaft?
Entscheidend ist außerdem, ob die Daten deiner Gäste bei dir bleiben oder bei einem Portal, das auch an den Wiederbestellungen deiner Stammgäste Provision verdient. Ein gutes Restaurant-Bestellsystem bindet ein Küchen-Display-System (KDS) ein, bietet digitale Bezahlarten und liefert klare Auswertungen, etwa welche Gerichte wann laufen, wie hoch der Durchschnittsbon ist und wann die Stoßzeiten liegen. Damit verkürzt du Wartezeiten, planst Personal genauer und verbesserst deine Deckungsbeiträge.
Was ein Bestellsystem in der Gastronomie leistet: die Bestellung von A bis Z
Ein professionelles Gastro-Bestellsystem bildet den kompletten Weg einer Bestellung ab, vom ersten Blick in die Speisekarte bis zur Bezahlung und Übergabe des Essens. Jeder Schritt sollte digital dokumentiert und für Gast, Service, Küche, Kasse und Geschäftsführung nachvollziehbar sein.
Ausgangspunkt ist die Speisekarte mit Preisen, Verfügbarkeiten, Optionen (Extras, Schärfegrad, Beilagen), Tagesangeboten, Liefergebieten und Mindestbestellwerten. Im besten Fall pflegst du sie an einer einzigen Stelle, und das System spielt sie automatisch in alle Kanäle aus, vom Online-Bestellshop bis zur Kellner-App.
Die Aufnahme einer Bestellung unterscheidet sich je nach Kanal, folgt aber denselben Schritten. Der Gast wählt ein Gericht, legt Optionen fest, ergänzt Hinweise für die Küche und schickt die Bestellung ab. Das Bestellsystem sorgt dafür, dass diese Angaben strukturiert ankommen und nicht als unleserliche Notiz oder lose Nachricht.
Bestellprozesse und Bestellaufnahme: Tisch, Take-away und Lieferservice
Die größte Schwachstelle vieler Betriebe ist die Bestellaufnahme. Läuft sie unsauber, landen Fehler direkt in der Küche und am Ende beim Gast.
- Am Tisch: Eine Kellner-App ersetzt den handschriftlichen Bestellzettel. Sonderwünsche sind strukturiert erfasst, nichts geht verloren, die Küche bekommt klare Angaben.
- Take-away: Abholzeiten müssen planbar sein. Ein Online-Bestellsystem kann Bestellungen auf Zeitfenster verteilen und so Stoßzeiten entschärfen.
- Lieferung: Liefergebiete, Gebühren, Mindestbestellwert und gegebenenfalls der Fahrerstatus gehören in ein System. So wächst das Liefergeschäft ohne Papierchaos.
Umsatz, Effizienz und weniger Wartezeiten durch Self-Ordering
Beim Self-Ordering bestellt der Gast selbst. Das kann den Umsatz pro Gast erhöhen und entlastet dein Team. Ob per QR-Code am Tisch, am Terminal oder im eigenen Bestellshop, Bestellungen gehen schneller ein, Zusatzverkäufe fallen leichter und die Wartezeit sinkt.
Typisch ist das zweite Getränk oder das Dessert, das ein Gast direkt nachbestellt, ohne auf den Service zu warten. Solche Bestellmomente sind Umsatzmomente, und Self-Ordering hilft, sie nicht zu verlieren.
Direktkanäle: eigener Bestellshop und eigene Bestell-App
Provisionen an Lieferportale sinken erst, wenn Gäste über Direktkanäle bestellen. Die Basis ist ein eigener Online-Bestellshop, auf Wunsch ergänzt um eine App unter dem Namen deines Restaurants.
Der größte Unterschied zu externen Plattformen ist die Kontrolle. Im Direktkanal bestimmst du Speisekarte, Preise, Aktionen, Liefergebiete und die Ansprache deiner Gäste.
Eigener Online-Bestellshop (Beispiel GastroSprint: 0 % Bestellprovision, ab 64 € netto im Monat)
Im Online-Bestellshop geben Gäste ihre Liefer- oder Abholbestellung direkt im Browser auf. Bei GastroSprint deckt der Einstiegstarif Direkt diesen Shop ab und kostet ab 64 € netto im Monat. Für die Einrichtung zahlst du nichts, gebunden bist du jeweils nur für einen Monat. Auf Direktbestellungen gibt es keine Provision. Was Kreditkarte und PayPal im Shop kosten, regelt dein eigener Vertrag mit dem Zahlungsdienst Mollie. Für die Küche lässt sich das Add-on Kitchen Basic dazubuchen, je nach Zahl der Bildschirme für 49 € netto (bis 3) oder 69 € netto (bis 10). Mehr zu Aufbau und Tarifen liest du unter Online-Bestellsystem für Restaurants.
Typische Funktionen, auf die du achten solltest:
- Speisekartenpflege mit Varianten und Extras
- Abholung und Lieferung mit Zeitfenstern
- Online-Zahlung und Bestellstatus
- Übergabe an die Küche per Display oder Bondruck statt Tablet-Chaos
Eigene Bestell-App: wann sie sich lohnt und was sie kostet
Eine App spielt ihre Stärken aus, sobald ein fester Kreis von Stammgästen immer wieder bestellt. GastroSprint bringt dein Restaurant ab dem Tarif Growth mit einer eigenen App in den App Store und zu Google Play. Growth kostet 119 € netto im Monat und wird für drei Monate abgeschlossen. Einen garantierten Termin für die Freigabe durch die Stores gibt es allerdings nicht.
Der Nutzen im Alltag:
- Wiederbestellung direkt vom Startbildschirm
- Direkter Kanal, in dem nur dein Restaurant erscheint
- Punkte, Prämien und Push-Mitteilungen mit Einwilligung
- Eine Speisekarte für Shop und App
Restaurant-Bestellsystem vor Ort: Kellner-App, QR-Code-Bestellsystem und Kiosk
Vor Ort entscheiden sich Tempo, Fehlerquote und die Zufriedenheit deiner Gäste. Ein gutes System entlastet Service, Küche und Kasse gerade dann, wenn es im Alltag eng wird.
Kellner-App am Tisch: schnelle Bestellung, weniger Fehler, bessere Abläufe
Die Kellner-App löst den Bestellblock im Service als Standard ab.
- Direkte Weiterleitung der Bestellung an Küche und Bar
- Strukturierte Sonderwünsche statt Rätselraten über Zettel
- Schnellere Abläufe, weniger Missverständnisse
- Optional Kartenzahlung am Tisch, getrennte Rechnungen und erfasste Stornogründe
QR-Code-Bestellung: Bestellmomente am Tisch steuern, kontaktlos bestellen
Ein QR-Code-Bestellsystem ist ein pragmatischer Einstieg ins Self-Ordering. Gäste scannen, sehen die Speisekarte und bestellen, auf Wunsch gleich mit Zahlung. Das verkürzt das Warten und verhindert, dass Nachbestellungen liegen bleiben.
QR-Bestellungen sollten im selben System landen wie alle anderen Kanäle, sonst entstehen wieder Insellösungen. Prüfe auch, ob der Code eine Tischbestellung mit Tischnummer auslöst oder nur zum Liefer- und Abholshop führt.
Self-Service-Kiosk und Bestellterminal: Stoßzeiten abfedern, mehr Gäste gleichzeitig bedienen
Ein Self-Service-Kiosk, also ein Bestellterminal mit Touchscreen, lohnt sich vor allem bei hoher Frequenz, etwa mittags, bei Veranstaltungen oder im Tresengeschäft.
- Mehr Durchsatz ohne zusätzliche Kassenkräfte
- Einheitlicher Bestellablauf, weniger Fehler
- Zusatzangebote direkt im Bestellvorgang
- Klare Übergabe an die Küche per KDS
Funktionen, die zählen: KDS, Schnittstellen, Zahlung, Datenschutz und Inventar
Die Systemart ist nur die halbe Miete, denn Bestellsysteme unterscheiden sich vor allem in Funktionen und Anbindungen. Welche davon unser Bestellshop mitbringt, steht auf der Seite zu den Funktionen.
Küchen-Display-System (KDS): warum es entscheidend ist
Ein Küchen-Display-System (KDS) zeigt Bestellungen auf einem Bildschirm in der Küche an und löst Papierbons ab:
- Bestellungen in Echtzeit, sauber sortiert
- Status (in Arbeit, fertig) sichtbar für Service und Ausgabe
- Weniger verlorene Bons, weniger Rückfragen
- Bessere Taktung in Stoßzeiten
Schnittstellen (API-Integration): Kasse, Zahlung, Lieferplattformen
Schnittstellen (API-Integration) ersparen dir doppelte Eingaben. Typische Anbindungen:
- Kassensystem (Bonierung, Steuersätze, Tagesabschluss)
- Zahlungsanbieter (Transaktionsstatus, Gebühren)
- Lieferplattformen, falls du parallel über Portale verkaufst
- Buchhaltung und Export
Lass dir zeigen, an welche Kassen das System heute tatsächlich angebunden ist und welche erst angekündigt sind.
Zahlungsabwicklung (kontaktloses Bezahlen): Gebühren, Bedienung, Ausfallsicherheit
Viele Gäste möchten kontaktlos zahlen. Achte auf Gebühren, einfache Bedienung und Ausfallsicherheit, damit das Bezahlen im Lokal, im Bestellshop und in der App zuverlässig klappt.
- Karte sowie Apple Pay und Google Pay
- Online-Zahlung in Shop und App
- Automatische Verbuchung ohne Tippfehler
- Transparente Gebühren und stabile Terminals
Datenschutz & DSGVO: was du wirklich prüfen musst
Sobald du personenbezogene Daten deiner Gäste verarbeitest, etwa Lieferadressen, gilt die DSGVO. Wichtig ist, dass die Abläufe im Alltag funktionieren und nicht bloß auf dem Papier stehen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
- Rollen und Rechte im System (wer sieht was?)
- Abläufe für Löschung und Auskunft
- Nachvollziehbare Datenspeicherung
Inventarverwaltung (Lagerintegration) und Menü-Synchronisation
Eine Inventarverwaltung (Lagerintegration) verknüpft Bestellungen mit dem Warenbestand. Über die Menü-Synchronisation gilt eine Änderung, etwa ein ausverkauftes Gericht, sofort in allen Kanälen.
- Bestand und Engpässe sichtbar
- Automatisches Ausblenden nicht verfügbarer Artikel
- Einkaufsplanung anhand echter Verkaufsdaten
- Weniger Diskussionen über ausverkaufte Gerichte
Auswahlraster: Bestellsysteme für Restaurant, Take-away und Lieferdienste
Eine einfache Matrix hilft, Fehlkäufe zu vermeiden:
| Betriebstyp | Empfohlenes Setup | Hauptziel |
|---|---|---|
| Restaurant mit Tischservice | Kellner-App + KDS, optional QR-Code-Bestellung | Fehler senken, Service beschleunigen |
| Take-away/Abholung | Online-Bestellshop + Online-Zahlung, optional Kiosk | Stoßzeiten planbar machen |
| Lieferdienst / Ghost Kitchen | Online-Bestellshop + App, KDS, Anbindung an Kasse und Zahlung | Mehr Direktumsatz, weniger Provision |
Ob sich für dich eher ein eigener Shop oder ein Lieferportal lohnt, zeigt unser Ratgeber zu Bestellshop und Lieferportal.
Checkliste: Mindestanforderungen vor dem Wechsel
- Speisekarte zentral pflegbar (einmal pflegen, überall nutzen)
- Bestelloptionen für Tisch, Abholung und Lieferung
- KDS vorhanden oder zumindest anbindbar
- Kassenanbindung ohne Doppeleingabe
- Zahlungsabwicklung kontaktlos und online, sauber verbucht
- Datenschutz mit AVV, Rechtekonzept und klaren Abläufen
- Erreichbarer, praxisnaher Support beim Start
FAQ
Was kostet ein Bestellsystem für Gastronomie und Lieferdienste ohne Provision?
Provisionsfreie Modelle arbeiten meist mit einer festen Monatsgebühr, deren Höhe vom Funktionsumfang abhängt, und nicht mit einer Umsatzbeteiligung. Den Bestellshop von GastroSprint gibt es zum Beispiel ab 64 € netto im Monat ohne Provision auf Direktbestellungen, Mollie-Gebühren für Onlinezahlungen kommen hinzu. Entscheidend ist, wie viel Provision du heute an Portale zahlst und wie viel Direktumsatz realistisch ist.
Was ist besser: Bestellshop oder Lieferportal (Provision vs. Direktumsatz)?
Ein Portal bringt dir Gäste, die dich noch nicht kennen, kostet aber Provision und behält die Kundenbeziehung. Ein Bestellshop ist dein Direktkanal mit mehr Kontrolle und mehr Ertrag pro Bestellung. Oft bewährt sich ein Mix, bei dem das Portal neue Gäste bringt und Shop oder App die Wiederbestellungen übernehmen.
Wie verbinde ich ein Bestellsystem über Schnittstellen (API-Integration) mit dem Kassensystem?
Achte auf echte Schnittstellen statt bloßer Exportdateien. Im Idealfall laufen Bestellungen automatisch in die Kasse, Zahlungen werden korrekt verbucht und der Tagesabschluss stimmt ohne Nacharbeit. Eine Testbestellung vor dem Wechsel zeigt, ob die Steuersätze richtig übernommen werden.
Ist ein Bestellzettel in der Gastronomie noch sinnvoll, oder sollte alles digital laufen?
Als Rückfallebene ja, als Standard selten. Handschriftliche Zettel verursachen Fehler, kosten Zeit und erschweren Auswertungen. Mit Kellner-App, QR-Code-Bestellung und KDS geht es schneller, und niemand muss Handschriften entziffern. Für einen Internetausfall gehört trotzdem ein Block an die Kasse.
Fazit und nächste Schritte
Ein Bestellsystem für die Gastronomie rechnet sich, wenn es deine Bestellprozesse stabil macht, Provisionen senkt und die Daten deiner Gäste im eigenen System hält. Starte mit einer soliden Basis aus Speisekarte, Bestellaufnahme, Zahlung, KDS und Kassenanbindung und erweitere sie passend zu deinem Betrieb um App, QR-Bestellung oder Kiosk. Den eigenen Bestellshop kannst du dir bei GastroSprint vorab in einer kostenlosen Demo zeigen lassen.
Quellen und Produktgrundlage
- GastroSprint Preise und TarifeOffizielle Tarifübersicht zum Bestellshop und zur eigenen Restaurant-App.Abgerufen am
