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Praxis-Ratgeber

Gastronomie-Software im Überblick: Welche Systeme ein Restaurant wirklich braucht

Von · 10 Min. Lesezeit

Wer ein Restaurant oder einen Lieferdienst führt, nutzt Gastronomie-Software an der Kasse, im Bestellshop, bei der Tischreservierung und spätestens beim Monatsabschluss. Entscheidend ist, welches Programm dir tatsächlich Arbeit abnimmt und welches nur Lizenzgebühren und Einarbeitungszeit verschlingt.

Köche richten im laufenden Service Teller an, daneben verfolgt ein Kollege die offenen Bestellungen am Tablet

In vielen Betrieben wächst die Software-Landschaft ohne Plan, erst mit einer Reservierungs-App, dann mit je einem Tablet pro Lieferportal. Am Ende tippt das Team Bestellungen von einem Bildschirm in den anderen. Dieser Überblick sortiert die Systeme nach Aufgaben und zeigt, ab welcher Betriebsgröße sich welche Anschaffung lohnt.

Welche Systeme ein Restaurant braucht: Front- und Back-of-House

Sobald mehrere Programme nebeneinander laufen, hilft eine Zweiteilung. Zum Front-of-House gehört alles mit Gästekontakt, zum Back-of-House alles, was hinter den Kulissen läuft. So verteilen sich die üblichen Systeme:

Bereich System Kernaufgabe Wichtige Funktionen
Front-of-House Kassensystem (POS) Zahlungen annehmen, Umsätze aufzeichnen TSE, Bondrucker, Kartenterminal, DSFinV-K-Export
Front-of-House Online-Bestellsystem Liefer- und Abholbestellungen entgegennehmen Speisekarte, Lieferzonen, Onlinezahlung, Weitergabe an die Küche
Front-of-House Reservierungssystem Tischbelegung planen, No-Shows verringern Onlinereservierung, Erinnerungen, Tischplan
Back-of-House Warenwirtschaft Bestände und Wareneinsatz im Blick behalten Inventur, Lieferantenpreise, Rezeptkalkulation
Back-of-House Buchhaltung Belege für den Monatsabschluss ordnen E-Rechnungen, Liquiditätsübersicht, Export an die Steuerberatung
Back-of-House Dienstplanung Schichten besetzen, Arbeitszeit erfassen Schichtplan, Diensttausch, Stundenexport
Back-of-House Marketing Gäste aus eigenen Kanälen erneut ansprechen Newsletter, Gutscheinaktionen, Push-Nachrichten nach Einwilligung

Jedes System misst du an drei Fragen. Senkt es Ausgaben? Beschleunigt es Abläufe? Behältst du die Hoheit über deine Daten?

Bei der dritten Frage unterscheiden sich Lieferportal und eigener Kanal am deutlichsten. Auf dem Portal zahlst du pro Bestellung Provision und hast kaum Zugriff auf die Kontaktdaten der Gäste. Software für Gastronomie und Lieferdienste sollte dir deshalb eigene Bestellwege eröffnen.

Entscheidungsrahmen für die Auswahl von Gastronomie-Software

Oft wird zuerst gekauft und erst danach gefragt, welches Problem das Programm lösen soll. Besser ist ein fester Rahmen, den du bei jeder Anschaffung für deinen Gastronomiebetrieb gleich anwendest. So stapeln sich keine Insellösungen, und du verbringst nicht mehr Zeit im Büro als bei deinen Gästen.

Ziele im Restaurantmanagement: Kosten, Tempo und Datenkontrolle

Lege die Ziele fest, bevor du Anbieter vergleichst. Gute Restaurant-Software bringt mindestens eines davon messbar voran:

  • Kosten: weniger Personalstunden für Routinearbeit, geringerer Wareneinsatz, niedrigere Plattformprovisionen
  • Tempo: Bestellungen kommen schneller und mit weniger Fehlern in Küche und Kasse an
  • Datenkontrolle: Gästedaten liegen DSGVO-konform bei dir, die Übergabe an die Steuerberatung klappt ohne Nacharbeit

Formuliere jedes Ziel überprüfbar, etwa „Inventur in zwei statt fünf Stunden“.

Auswahlkriterien: Betriebsgröße, Kostenstruktur und Alltagstauglichkeit

Ein Programm, das im Café mit 30 Plätzen reibungslos läuft, kann bei 200 Bestellungen am Abend an seine Grenzen kommen. Für den Vergleich zählen deshalb Stabilität, Support und die Ausgaben über die gesamte Laufzeit.

  • Passt die Lösung zu deinem Konzept (Lieferanteil, Standorte, Karte)? Wer auch Firmenfeiern und Veranstaltungen beliefert, klärt außerdem, ob sie dafür reicht oder eine eigene Catering-Software nötig ist.
  • Wie sieht die echte Kostenstruktur aus (Lizenzen, Gebühren, Hardware, Mindestlaufzeit)?
  • Hält sie deinen Gastro-Alltag aus (Support am Wochenende, Ausfallsicherheit, schnelle Bedienung)?

Front-of-House: Restaurant-Software für Kasse, Bestellungen und Reservierung

Im Gastbereich zeigt sich am schnellsten, ob eine Software taugt. Hakt die Kasse am Samstagabend, merken das die Gäste sofort.

Kassensystem (POS): Zahlungen, Hardware und Kassenbuchführung

Tablet-Kasse mit Kartenterminal an einem Tresen bei der Zahlungsabwicklung

Das POS-System (Point of Sale, also die Kasse) ist steuerlich und im Tagesgeschäft der zentrale Baustein. Es muss auch im vollen Lokal schnell und stabil laufen.

  • Flexible Zahlarten und saubere Rechnungen, etwa für Bewirtungsbelege
  • Passende Hardware wie Bondrucker und Kartenterminal, dazu ein Offline-Modus
  • Zertifizierte TSE, GoBD-konforme Aufzeichnung und Datenexport im Format DSFinV-K

Noch schreibt das Gesetz keine elektronische Kasse vor (Stand Oktober 2026). Für elektronische Kassensysteme im Anwendungsbereich der Kassensicherungsverordnung gelten insbesondere die TSE-, Belegausgabe- und Mitteilungspflichten nach § 146a AO; gesetzliche Ausnahmen und mögliche Befreiungen sind zu beachten. Das läuft seit dem 1. Januar 2025 über ELSTER; ein neu angeschafftes meldepflichtiges System meldest du innerhalb eines Monats. Wer mit offener Ladenkasse arbeitet, muss Einnahmen und Ausgaben täglich festhalten, meist in einem Kassenbuch. Gastronomiebetriebe, die dafür eine als „Kassenbuch für Gastronomie“ angebotene Vorlage kaufen, sollten prüfen, ob spätere Änderungen darin erkennbar bleiben.

Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett laut Bundesfinanzministerium einen Gesetzentwurf beschlossen, der ab 2028 eine Kassenpflicht für Betriebe ab 100.000 € jährlichem Gesamtumsatz vorsieht. Ausgenommen sein soll, wer im Jahr weniger als 12.000 € Barumsatz erzielt. Zugleich sollen Belege künftig digital bereitgestellt werden, etwa per QR-Code auf dem Kassendisplay, einen Papierbon gibt es dann nur noch auf ausdrücklichen Wunsch. Verabschiedet ist das Gesetz noch nicht, im parlamentarischen Verfahren können sich Details ändern.

Online-Bestellsystem: eigener Bestellkanal oder Lieferplattform

Beim Bestellsystem lässt sich oft am schnellsten Geld zurückholen, denn Bestellungen über deinen eigenen Kanal kosten keine Portalprovision. Gute Bestellsysteme und Apps für Gastronomie führen Gäste über Website, QR-Code oder Google-Unternehmensprofil direkt in deinen Shop.

GastroSprint ist ein Beispiel für ein Bestellsystem, das sich bewusst auf diese Aufgabe beschränkt. Gäste bestellen in deinem Shop zur Lieferung oder Abholung, und GastroSprint behält von diesen Bestellungen keinen Prozentsatz ein. Abgewickelt werden Onlinezahlungen vom Zahlungsdienstleister Mollie, mit dem du einen eigenen Vertrag schließt und der dafür Transaktionsgebühren berechnet. Kasse und Warenwirtschaft bleiben eigene Systeme. Ist WinOrder deine Kasse, gibt es eine direkte Verbindung zum Shop; bei jedem anderen Kassensystem klärst du vor dem Start, wie die Online-Umsätze in deine Aufzeichnungen gelangen.

In der Küche zeigt Kitchen Basic, ein optionales Add-on, die Bestellungen auf einem Küchenbildschirm (Kitchen Display System, KDS) an, für 49 € netto pro Monat bei bis zu drei oder 69 € netto pro Monat bei bis zu zehn Bildschirmen. Alternativ druckt die Print-App für Mac und Windows jede Bestellung automatisch als Bon.

Alle weiteren Funktionen findest du in der Funktionsübersicht. Feste Monatsgebühren und Portalprovisionen stellt der Preisratgeber für Online-Bestellsysteme gegenüber.

Reservierung und Tischmanagement: weniger No-Shows, bessere Auslastung

Ein Reservierungssystem senkt mit automatischen Erinnerungen oder einer Anzahlung für große Tische die Zahl der No-Shows, also der Gäste, die reservieren und nicht erscheinen. Zugleich siehst du, wann Tische frei werden und wer regelmäßig kommt. Fehlt die Anbindung an Kasse und Tischplan, führt der Service am Ende doch wieder Listen am Tresen, und die Zettelwirtschaft ist zurück.

Back-of-House: Gastro-Software für Warenwirtschaft, Buchhaltung, Personal und Marketing

Im Hintergrund entscheidet sich, ob dein Betrieb Geld verdient. Diese Programme sieht kein Gast, sie zeigen dir aber Wareneinsatz, Personalkosten und Liquidität, und je mehr Gastronomiebetriebe du führst, desto wichtiger wird das. Saubere Abläufe machen dein Restaurantmanagement planbar und deine Finanzen berechenbar.

Auch das Marketing gehört hierher. Gäste, die direkt in deinem Shop bestellen oder bei dir reservieren, kannst du mit ihrer Einwilligung später ansprechen, Portalgäste in der Regel nicht.

Warenwirtschaftssystem mit Rezeptverwaltung & Menüengineering

Ein Warenwirtschaftssystem für die Gastronomie erfasst Einkauf, Lager und Verbrauch. Bei kleiner Karte reichen oft Inventurliste und fester Bestellrhythmus; mit großer Karte, Catering oder zweiter Filiale lohnt sich ein eigenes System.

  • Bestand: Echtzeit-Bestand und Inventur
  • Einkauf: Lieferantenpreise und ihre Entwicklung
  • Rezeptverwaltung & Menüengineering: Food Cost (Wareneinsatz je Gericht) und Deckungsbeitrag kalkulieren

Brauchst du für eine Pizza Zutaten für 3,10 € und nimmst netto 10,00 € ein, liegt der Wareneinsatz bei 31 %. Steigt der Käsepreis, zeigt dir die Rezeptkalkulation die Verschiebung sofort.

Buchhaltungssoftware für die Gastronomie: Belege, Rechnungen und Finanzen

Die Buchhaltung für Gastronomiebetriebe ist belegintensiv, denn Kassendaten, Lieferantenrechnungen und Abrechnungen der Lieferportale kommen laufend dazu. Eine gute Buchhaltungssoftware ordnet diese Belege so, dass der Monatsabschluss kein Kraftakt wird. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; für die strukturierte Verarbeitung sollte die Software geeignete Formate wie XRechnung oder entsprechende ZUGFeRD-Profile unterstützen. Empfang und Ausstellung sind zu unterscheiden; für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen. Details erklärt die E-Rechnungs-FAQ des BMF.

  • Rechnungserfassung mit Export an die Steuerberatung
  • Überblick über Liquidität und Ausgaben
  • Auswertungen getrennt nach Restaurant, Lieferdienst und Catering

Mitarbeiter- und Dienstplanung mit Zeiterfassung: Schichten trotz Fachkräftemangel planen

Restaurantmanagerin prüft im Büro den Dienstplan für das Servicepersonal

Personal gehört zu den größten Ausgabenposten, und wegen des Fachkräftemangels lässt sich eine ausgefallene Schicht selten kurzfristig besetzen. Software für Mitarbeiter- und Dienstplanung mit Zeiterfassung zeigt, wo Stunden anfallen, und ersetzt Excel-Listen. Für die vom § 17 Mindestlohngesetz erfassten Beschäftigten in der Gastronomie sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dabei gelten Ausnahmen nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung, etwa unter bestimmten Voraussetzungen für höher vergütete Beschäftigte und mitarbeitende Angehörige. Andere Pflichten zur Arbeitszeiterfassung bleiben davon unberührt.

  • Schichtplanung mit Regeln für Mindestbesetzung und Ruhezeiten
  • Diensttausch per App mit Freigabe durch die Schichtleitung
  • Stundenexport für die Lohnabrechnung

Praxis: Überschneidungen, Schnittstellen und Datenschutz

Viele Programme und Gastronomie-Apps können mehr als ihre Kernaufgabe, die Kasse etwa Reservierungen und das Reservierungssystem Newsletter. Lege deshalb für jede Aufgabe ein führendes System fest und kläre, wie die Daten fließen. Eine stabile Systemlandschaft hat geprüfte Schnittstellen, klare Zugriffsrechte und für jeden Prozess eine verantwortliche Person.

Wo sich Funktionen überschneiden und wann eine Insellösung reicht

Für kleine Betriebe kann eine Insellösung völlig reichen. Ein Imbiss mit einem Standort fährt gut mit getrennter Kasse, Bestellshop und Dienstplan-App, solange sich das doppelte Pflegen von Preisen und das Übertragen von Umsätzen in Grenzen hält. Viele Gasthäuser mit Stammpublikum kommen mit Kasse und einfachem Reservierungstool aus.

Kritisch wird es, wenn das Bestellvolumen wächst oder ein zweiter Standort hinzukommt. Dann kostet jede fehlende Schnittstelle täglich Arbeitszeit.

Integrations-Checkliste: Schnittstellen (API) & Integrationen beim Softwareanbieter prüfen

Lass dir von jedem Softwareanbieter vorführen, wie eine Integration im Betrieb funktioniert. Vor Vertragsabschluss klärst du diese Punkte:

  • API bei individuellem Bedarf: Brauchst du eine eigene Anbindung, und gibt es dafür eine dokumentierte Schnittstelle? Eine passende fertige Integration kann bereits ausreichen.
  • Fertige Integrationen: Welche Kassen und Buchhaltungsprogramme sind angebunden?
  • Datenrichtung: Fließen Daten in eine oder in beide Richtungen?
  • Update-Stabilität: Hält die Verbindung nach Updates?
  • Support: Wer hilft, wenn die Verbindung am Wochenende abbricht?

Bestellsysteme und Lieferportale im direkten Vergleich findest du in unseren Anbietervergleichen.

DSGVO & Datensicherheit: Rollen, Backups, Zugriffe und Datenhoheit

Datenschutz entscheidet sich an praktischen Fragen. Wer im Team darf welche Daten sehen? Wie oft gibt es Backups, und wo stehen die Server? Lassen sich Gästedaten exportieren und löschen? Für Daten aus eigenen Kanälen bist du verantwortlich und schließt mit jedem Dienstleister, der sie in deinem Auftrag verarbeitet, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Fazit: So baust du deine Gastronomie-Software sinnvoll auf

Baue deine Systeme Schritt für Schritt auf. Die Basis ist eine gesetzeskonforme Kassenführung, danach folgen eigene Bestellkanäle. Nutzt du ein elektronisches Kassensystem im Anwendungsbereich der Kassensicherungsverordnung, gelten insbesondere die TSE-Anforderungen. Warenwirtschaft, Buchhaltungssoftware und Dienstplanung ergänzt du, wenn Karte, Team oder Standortzahl wachsen und dein Restaurantmanagement komplexer wird. Jede neue Gastronomie-Software misst du an denselben drei Fragen nach Ausgaben, Tempo und Datenhoheit.

Steht als Nächstes der eigene Bestellshop neben deiner Kasse an, lohnt sich eine kostenlose Demo. Dort zeigt sich am konkreten Beispiel, welchen Weg eine Bestellung vom Shop in deine Küche nimmt und was weiterhin an der Kasse bleibt.

FAQ

Welche Software braucht mein Restaurant zuerst?

An erster Stelle steht eine gesetzeskonforme Kassenführung. Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse besteht derzeit nicht. Entscheidest du dich für ein elektronisches Kassensystem im Anwendungsbereich der Kassensicherungsverordnung, gelten insbesondere die TSE-Anforderungen. Je nach Konzept folgen ein Reservierungssystem und, sobald Abholung oder Lieferung wichtig werden, ein eigenes Online-Bestellsystem.

Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich eine Warenwirtschaft?

Sobald du den Wareneinsatz nicht mehr zuverlässig überblickst, spätestens mit mehreren Standorten oder einer großen Karte.

Kann GastroSprint mein Kassensystem ersetzen?

Nein. GastroSprint ist ein Bestellshop für Lieferung und Abholung, der Bestellungen per Küchenbildschirm (Add-on Kitchen Basic) oder Bondruck in die Küche bringt. Kassieren und Lagerverwaltung laufen weiter über deine eigenen Programme.

Welche laufenden Kosten hat ein eigenes Online-Bestellsystem?

Wer nur den Bestellshop braucht, kommt bei GastroSprint mit dem Tarif Direkt aus, der monatlich ab 64 € netto kostet. Eine Einrichtungsgebühr entfällt, und du bist nur einen Monat gebunden. Kommt eine eigene App für iPhone und Android hinzu (Growth), zahlst du 119 € netto im Monat, mit zusätzlicher Restaurant-Website (Complete) 149 €. Beide Tarife laufen drei Monate, Complete kostet außerdem einmalig 499 € für die Einrichtung. In diesen Preisen nicht enthalten sind die Transaktionsgebühren von Mollie.

Was zählt bei Schnittstellen (API) und Datensicherheit?

Wichtig sind passende, stabil unterstützte Integrationen, klare Datenhoheit, Rollen und Rechte, regelmäßige Backups und erforderliche Verträge zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Eine dokumentierte API brauchst du vor allem dann, wenn du individuelle Verbindungen entwickeln willst; eine fertige Integration kann für deinen Betrieb ausreichen.

Quellen und Produktgrundlage

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